Kuliah Akuntansi

Archive for the ‘Sistem Informasi Akuntansi’ Category

Prosedur Pengawasan Produksi
Fungsi dan organisasi
Produksi pengawasan produksi adalah prosedur yang dimulai dari dikeluarkannya order produksi, mengikuti pelaksanaannya dan kalau perlu mengadakan penyesuaian – penyesuaian. Dalam membuat order produksi perlu dipertimbangkan tersedianya bahan, kapasitas pabrik dan kemampuan karyawan. Order produksi biasanya dibuat beberapa lembar dan dikirimkan pada tiap – tiap bagian yang akan mengerjakan order tersebut. Prosedur pengawasan produksi ini erat hubungannya dengan prosedur pesanan penjualan, prosedur pengiriman dan prosedur pembelian.
Fomulir order produksi dibuat oleh pabrik berdasarkan pesanan dari langganan yang diterima bagian penjualan. Mungkin juga order produksi dibuat berdasarkan rencana produksi yang disusun oleh bagian produksi dan bagin penjualan.

Jenis Prosedur Pengawasan Produksi
Ada 2 jenis pengawasan produksi sebagai berikut :
1. Prosedur pengawasan order produksi khusus, yaitu prosedur dimana sebuah order produksi dikeluarkan untuk memerintah pabrik agar memproduksi sejumlah produk tertentu . biasanya prosedur ini digunakan dalam keadaan sebagai berikut :
a. produk dibuat berdasarkan pesanan dari pembeli.
b. dalam perusahaan assembling
c. dalam perusahaan yang proses produksinya continue dimana produk dibuat berdasarkan rumus.
2. Prosedur pengawasan order produksi berulang, yaitu prosedur dimana sebuah order produksi dikeluarkan untuk memerintah pabrik untuk memproduksi produk tertentu selama suatu periode yang akan datang.

Formulir
Dalam prosedur pengawasan order produksi khusus digunakan fornmulir-formulir sebagai berikut :
1. Order produksi
2. Daftar kebutuhan bahan (bill of materials)
3. Surat permintaan bahan (requisition)
4. Urutan kegiatan (operation list)
5. Traveler Card atau Route Card
6. kartu kerja (job ticket)
Dalam prosedur pengawasan order produksi berulang, formulir yang digunakan adalah order produksi, dan surat permintaan bahan atau daftar kebutuhan bahan yang digunakan untuk meminta bahan dari gudang.

Model Prosedur Pengawasan Produksi
Ada 4 model prosedur pengawasan produksi, yaitu :
1. Produksi barang-barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli yang sertifikasinya ditentukan oleh pembeli. Barng dikirim untuk pembeli pada saat dikerjakan.
2. Produksi barang-barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli, bentuknya ditentukan oleh pembeli dan sebagian oleh perusahaan. Barang dikirim kepada pembeli selama musim tertentu, pada tanggal yang sudah disetujui.
3. Produksi suku cadang untuk persediaan yang akan di assembling atau dijual sebagai suku cadang.
4. Produksi secara continue (proses) berdasarkan rumus-rumus tertentu.
Model prosedur pengawasan produksi diambil dari buku accounting system oleh Cecil Gillespie.

Produksi barang-barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli.
Spesifikasi dari pembeli , segera dikirim sesuai bila sudah selesai. Contoh beriktu ini adalah untuk percetakan, urutan-urutan sebagai berikut:
1. Karyawan bagian perencanaan produksi menulis order produksi rangkap 5 dan dibagikan sebagai berikut :
a. Lembar 1 untuk bagian composer.
b. Lembar 2 untuk bagian cetak.
c. Lembar 3 untuk bagian jilid.
d. Lembar 4 untuk bagian pengiriman.
e. Lembar 5 disimpan sebagai arsip untuk mengawasi pelaksanaan order produksi tersebut.
2. Tata usaha pabrik menyimpan order produksi untuk masing-masing bagian, sedapat mungkin dengan bagian yang bersangkutan. Apabila bahan yang akan digunakan belum tersedia, order produksi ini disimpan di bagian belakang (sebalik) tempat penyimpanan. Apabila bahan sudah tersedia, order produksi tadi dipindahkan ke tempat penyimpanan untuk order produksi yang aktif.
3. Ketika suatu bagian sudah siap untuk mengerjakan pekerjaan baru, tata usaha pabrik mengambil order produksi dan menyerahkan ke bagian yang bersangkutan. Bersamaan dengan itu satu tembusan order produksi yang merupakan tembusan utnuk pengawasan di tempatkan pada tempat penyimpana order produksi bagian yang bersangkutan. Tembusan untuk pengawasan ini di tempatkan paling muka dalam tempat penyimpanan order produksi. Dengan demikian dapat segera diketahui order produksi mana yang sedang dikerjakan.
4. Apabila pekerjaan ini sudah diselesaikan dibagian terakhir, bagian penmgiriman menyiapkannya untuk dikirim dan mengecek kuantitasnya dengan tembusan order produksi. Tembusan ini di cap “di kirim” apabila barang- barang tersebut sudah dikirim ke pemesan dan diserahkan ke bagian billing. Berdasarkan tembusan order produksi yang diterima dari bagian pengiriman, di buat faktur oleh bagian billing dan diserahkan pada pemesan.

Produksi barang mode untuk memenuhi pesanan dari pembeli, pengirimannya dilakukan pada waktu yang akan datang
Pesanan dari langganan dipisahkan menurut jenis produk dan jenis pengiriman, sehingga dapat di ketahui produksi yang harus di kerjakan setiap bulan. Untuk mencapai tujuan ini dapat digunakan unit shipping order procedure, dimana masing-masing shipping order dapat di pisah-pisahkan menurut jenis produk dan periode pengirimannya.

Produksi suku cadang untuk persediaan atau dijual.
Untuk memproduksi suku cadang, dikeluarkan suatu order produksi dengan tembusan- tembusannya. Tiap-tiap tembusan digunakan untuk :
1. Surat permintaan bahan
2. Order produksi
3. Traveler Card
4. Cost Copy
Order Produksi dan traveler card diserahkan pada bagian produksi bersama dengan surat permintaan bahan. Cost copy diserahkan pada seksi akuntansi biaya. Untuk mengerjakan assembling dari suku cadang tersebut prosedurnya sama dengan di atas.
Produksi secara continue berdasarkan resep (rumus)
Contoh produksi yang continue adalah pabrik cat dimana pekerja di samping harus tahu bahan-bahannya juga ukuran (banyaknya) masing-masing bahan yang digunakan. Dalam perusahaan seperti ini biasanya dibuatkan resep (rumus) untuk tiap jenis produk.

Aplikasi-Aplikasi Siklus Produksi
Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi property/kepemilikan merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan-perusahaan manufaktur.

Pengendalian Produksi
System akuntansi biaya berfokus pada pengelolaan persediaan manufaktur : bahan baku, barang dalam proses, dan produk selesai. Job costing merupakan prosedur dimana biaya didistribusikan ke pekerjaan atau order produksi tertentu. Ini membutuhkan system pengendalian order produksi.
Dalam penentuan biaya berdasarkan proses produksi (process costing), biaya dikumpulkan dalam proses atau departemen berdasarkan periode.
Berkas dan laporan. Pengendalian produksi mencakup perencanaan produk mana yang akan diproduksi dan penjadwalan produksi untuk mencapai pemanfaatan sumber daya secara optimal.

Kebutuhan-kebutuhan dasar produksi disajikan dalam daftar bahan dan daftar kegiatan utama. Daftar bahan mencakup bahan yang dibutuhkan dan deskripsi mengenai order. Daftar bahan dapat digunakan sebagai referensi untuk penggantian bahan, dan sebagai dasar menentukan bahan pendukung, atau sebagai daftar bahan bagi pemakai. Daftar kegiatan utama hampir serupa dengan daftar bahan; merincikan kegiatan tenaga kerja, urutannya, dan mesin-mesin yang mereka butuhkan secara khusus dalam kegiatan produksi.

Menentukan produk mana yang akan diproduksi membutuhkan keterpaduan antara permintaan produk, permohonan produk, dan sumber daya yang tersedia di perusahaan. Sumber daya tersedia untuk produksi yang fungsi pengendalian produksi melalui laporan posisi pengendalian dan laporan ketersediaan barang. Laporan posisi bahan baku merinci sumber daya bahan dalam persediaan yang tersedia untuk produksi. Laporan ketersediaan barang menyajikan ketersediaan sumber daya tenaga kerja dan mesin.

Aliran-aliran transaksi. Order produksi digunakan sebagai otorisasi departemen produksi untuk membuat produk-produk tertentu. Permintaan bahan diterbitkan untuk setiap order produksi untuk mengotorisasi departemen persediaan untuk mengeluarkan bahan ke departemen produksi.

Kegiatan tenaga kerja dicatat dalam kartu jam kerja. Kartu ini diposting ke order produksi dan dikirikan ke departemen akuntansi biaya. Laporan posisi produksi merinci pekerjaan selesai per order produksi sesuai dengan proses produksi.

Evaluasi dan Desain Sistem Informasi Akuntansi Siklus Produksi (Studi Kasus pada PT Leganda Bintang Bola)

Memasuki era pasar bebas setiap perusahaan dituntut untuk meningkatkan kualitas manajemen perusahaannya. Peningkatan kualitas manajemen perusahaan ini sangat penting, mengingat ketatnya tingkat persaingan yang harus dihadapi perusahaan. Organisasi atau perusahaan menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. Informasi yang dimiliki oleh perusahaan digunakan oleh pimpinan perusahaan dalam mengambil tindakan dan keputusan yang tepat. Salah satu informasi yang dibutuhkan adalah informasi akuntansi.
Informasi akuntansi dibutuhkan oleh pihak manajemen perusahaan untuk mengetahui apakah perusahaan
dalam menjalankan operasinya dapat meningkatkan kemampuan ekonomisnya atau tidak. Oleh karena itu
pencatatan akuntansi yang baik sangat penting agar dapat mengambil keputusan yang tepat dalam mengambil keputusan.

Penelitian ini dimaksudkan untuk memperbaiki SIA Siklus Produksi pada PT Legenda Bintang Bola berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan kepada pihak PT Legenda Bintang Bola. Evaluasi terhadap SIA Siklus Produksi meliputi analisis unit organisasi terkait, analisis terhadap laporan keuangan, analisis terhadap kode rekening, analisis terhadap buku besar dan buku pembantu, analisis jurnal, analisis formulir yang digunakan, analsis sistem otorisasi dalam pelaksanaan transaksi, dan analisis terhadap prosedur pelaksanaan transaksi dimana yang dianalisis adalah kelemahan yang terdapat dalam SIA Siklus Produksi di PT LBB. Kelemahan yang ditemukan dalam analisis tersebut adalah pemisahaan tugas dan wewenang yang belum jelas diperusahaan, Laporan Harga Pokok Penjualannya belum menunjukkan adanya persediaan dalam proses. Dari analisis sistem otorisasi dan prosedur pelaksanaan transaksi ditemukan adanya pengendalian yang lemah dalam sistem penghitungan persediaan fisik perusahaan. Hal ini
mengakibatkan informasi keuangan yang dihasilkan tidak dapat diandalkan. Pada analisis formulir terdapat
beberapa dokumen dan formulir yang belum tersedia.

Selanjutnya dari kelemahan-kelemahan tersebut, diberikan rekomendasi perbaikan terhadap SIA Siklus Produksi yang lama. Hal-hal yang dilakukan adalah pembenahaan struktur organisasi, perancangan format Laporan Harga Pokok Penjualan, perancangan formulir dan bukti-bukti transaksi yang diperlukan. Hal ini diharapkan dapat menjadi pertimbangan dalam memperbaiki SIA Siklus Produksi oleh PT Legenda Bintang Bola

Navigasi_Kehidupan

I. SKEMA PENGKODEAN DATA

A. Sebuah Sistem Tanpa Kode
Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut-atribut umum ini merupakan basis untuk pengklasifikasian akun-akun dan transaksi.
Pendekatan tanpa kode ini memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan.

B. Sebuah Sistem Dengan Kode
Masalah-masalah dipecahkan atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok.

Pentingnya pengkodean data ini adalah :
1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan dikode akan berantakan.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transakasi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

C. Skema Pengkodean Numerik Dan Alfabetis
Kode Sekuensial
Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan. Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Dengan melacak nomor taransaksi kembali kembali ke tahap-tahap proses, pihak manajemen dapat selanjutnya manentukan penyebab dan efek dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit dideteksi dan dipecahkan.
Kelemahan. Pengkodean sekuensal tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Pengkodean sekuensial sulit diubah. Penyisipan suatu system baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.

Kode Blok
Suatu kode blok numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean.

Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali struktur kode. Misalnya, jika nomor akun biaya 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini merupakan biaya operasi. Semakin banyak digit dalam kisaran kode, semakin banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.

Kelemahan. Sama halnya dengan kode sekuensal, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.

Kode alfabetis
Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.

Keunggulan. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numeric (kode alfanumerik).

Kelemahan. Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial. Mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.

Kode Mnemonik
Kode Mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.

Keunggulan. Skema Mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.

Kelemahan. Walaupun kode Mnemonik berguna untuk mewakili kelas-kelas item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam satu kelas.

II. SISTEM BUKU BESAR UMUM
A. Voucher Jurnal
Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau suatu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mreka menyediakan control yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem ini yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan organisasi talah mengganti buku besar umum denagan file voucher jurnal.

B. Database GLS
Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.
File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.

File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.

File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.

File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.

File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

III. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN
Tanggung jawab untuk memberikan infomasi ke pihak eksternal ditepkan oleh standar hukum. Kebanyakan dari informasi ini ada dalam bentuk laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak dan dokumen-dokumen yang diperlukan agen-agen penetap Undang-undang.

Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pemakai eksternal, seperti para pmegang saham, kreditur dan agen-agen pemerintah. Informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami pemakai eksternal.

A.Pemakai canggih dengan kebutuhan Infornasi Homogen.
Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audience umum. Dengan kata lain, diasumsikan bahwa pemakai laporan keuangan memahami konvensi-konvensi dan prinsip-prinsio akuntansi yang diterapkan dan bahwa laporan tersebut memiliki kandungan informasi yang berguna.

B. Aktivitas FRS
Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file induk buku besar umum saat ini, file histories buku besar umum, dan input langsung ( jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS dalah laporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas. Laporan-laporan ini, berdasarkan file induk besar umum, dikirimkan kepada para pemegang saham, kreditur dan pihak investor luar lainnya.

C. PROSES AKUNTANSI KEUANGAN
FRS pada kenyataannya merupakan langkah terkhir dalam seluruh proses akuntansi keuangan ynag dimulai dari siklus transaksi. Untuk menempatkannya dalam perspektif yang tepat, kita harus mempertimbngkan proses ini dalam hubungannya dalam subsistem informasi lainnya.

1. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.

Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.

Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.

Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.

Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.

Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.

Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.

Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.

Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:

Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.

Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.

Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001: 4) adalah

Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.

KemudianMarom (2002:1) menyatakan bahwa

Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.

2.A.2. Pengertian Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.

Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.

Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:

Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.

Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

2.A.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa:

Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.

Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan

Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah

Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.

Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.

Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

2. Kartu jam hadir

3. Kartu jam kerja

4. Daftar gaji dan upah

5. Rekap daftar gaji dan upah

6. Surat pernyataan gaji dan upah

7. Amplop gaji dan upah

8. Bukti kas keluar

Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.

Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.

Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.

Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.

Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.

3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.

Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:

1). Jurnal umum;

2). Kartu harga pokok produk;

3). Kartu biaya;

4). Kartu penghasilan karyawan.

Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah

Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.

Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1). Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi akuntansi; 5). Fungsi keuangan.

Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.

5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.

Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.

Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang

Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.

Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:

1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:

a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru.

b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.

c). Memasang advertensi.

2. Mengadakan interview.

3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:

a). Mencari data pribadi karyawan.

b). Menyelenggarakan tes kesehatan

c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.

4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:

a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.

b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.

c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.

d). Membuat catatan sejarah karyawan

e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan

Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:

1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;

2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;

3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;

4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.

Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:

1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;

2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;

3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.

Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:

1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;

2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;

3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;

4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji

3. Prosedur distribusi biaya gaji

4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

5. Prosedur pembayaran gaji

Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pencatatan waktu gaji.

3. Prosedur pembuatan daftar upah.

4. Prosedur distribusi biaya upah.

5. Prosedur pembayaran upah

Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).

Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).

6. Unsur Pengendalian Intern

Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.

Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.

Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:

1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.

2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.

3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.

Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.

4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1999. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Yogyakarta: BPFE

Fakultas Ilmu Sosial. 2005. Pedoman Penulisan Skripsi Mahasiswa Program S1. Medan: Universitas Negeri Medan.
Jusup, Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta:STIE YKPN.
Kusnadi, dkk. 2000. Pengantar Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT. Grafindo.
Marom, Chairul. 2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta: PT. Grafindo.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Neunar, Jhon. J. W. 1997. Sistem Akuntansi (Accounting System Inflation). Edisi Kelima. English Edition Newyork.Richard D Irwin Inc.

Niswonger, Rollin, C at al. 1999. Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait, Alfonsus, dkk. Jakarta: Erlangga.

Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Erlangga.

Entry Filed under: akuntansi syariah. Tag: gaji, gaji dan upah. tinjauan akuntansi gaji dan upah, sistem akuntansi, sistem akuntansi gaji dan upah, upah.

Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting) adalah system yang mengukur berbagai hasil yang dicapai oleh setiap pusat pertanggungjawaban menurut informasi yang dibutuhkan oleh para manager untuk mengoperasikan pusat pertanggung-jawaban mereka. Idealnya, system akuntansi pertanggungjawaban mencerminkan dan mendukung struktur dari sebuah organisasi, yang mana secara umum sebuah perusahaan diatur menurut garis-garis pertanggungjawaban.

JENIS-JENIS PUSAT PERTANGGUNGJAWABAN

1. Pusat Biaya (cost center)

Suatu pusat pertanggungjawaban yang manajernya bertanggung jawab hanya terhadap biaya. Misalnya, departemen produksi (pabrik) yang mengendalikan biaya manufaktur tetapi tidak mengatur harga atau membuat kepututsan pemasaran. Ukuran kinerjanya adalah dievaluasi seberapa baik biaya produksi dikendalikan

2. Pusat Pendapatan (revenue center)

Suatu pusat pertanggungjawaban yang manajernya hanya bertanggung jawab terhadap penjualan. Misalnya departemen pemasaran atau penjualan. Departemen ini mengatur harga dan memproyeksi penjualan. Karena itu departemen ini dievaluasi sebagai pusat pendapatan. Ukuran kinerjanya adalah pada omset penjualan yang dihasilkan.

3. Pusat Laba (profit centre)

Suatu pusat pertanggungjawaban yang manajernya bertanggung jawab terhadap pendapatan maupun biaya. Misalnya divisi pabrik yang mana manajernya bertanggung jawab untuk membuat dan memasarkan produk mereka. Oleh karena itu, laba operasi akan menjadi ukuran kinerja yang penting bagi para manajer pusat laba.

4. Pusat Investasi (investasi center)

Suatu pusat pertanggungjawaban yang manajernya bertanggung jawab terhadap pendapatan, biaya, dan investasi. Misalnya divisi-divisi. Selain memiliki kendali terhadap biaya dan keputusan penetapan harga, manajer divisi juga memiliki kekuasaan untuk membuat keputusan-keputusan investasi seperti penutupan dan pendirian suatu pabrik, menghentikan atau meneruskan suatu lini produk. Ukuran kinerjanya adalah laba operasi dan pengembalian atas investasi

PERAN INFORMASI DAN AKUNTABILITAS

Informasi memiliki peran penting agar para manajer bertanggung jawab terhadap hasil. Akuntabilitas secara tidak langsung mencerminkan pengukuran kinerja, yang berarti bahwa hasil actual dibandingkan dengan hasil yang diperkirakan atau dianggarkan. Sistem pertanggungjawaban, akuntabilitas, dan evaluasi kinerja seperti ini sering merujuk kepada akuntansi pertanggungjawaban, karena peran penting yang dimainkan oleh ukuran dan laporan akuntansi tersebut di dalam proses.

PUSAT INVESTASI

Pusat investasi merupakan pusat pertanggungjawaban yang bertugas untuk mengatur investasi guna mencapai laba yang seoptimal mungkin. Kewenangan Pusat Investasi adalah menyangkut pengelolaan laba (yang terdiri atas pendapatan dan biaya) serta mengelola aset yang dipergunakan untuk memperoleh laba. Dengan demikian, Pusat Investasi diukur prestasinya berdasarkan perbandingan antara laba yandiperoleh dengan aset (investasi) yang dipergunakan.

Tujuan pengukuran prestasi suatu pusat investasi, adalah :
1. Menyediakan informasi yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan mengenai investasi yang digunakan oleh manajer divisi dan memotivasi mereka untuk melakukan keputusan yang tepat.
2. Mengukur prestasi divisi sebagai kesatuan usaha yang berdiri sendiri.
3. Menyediakan alat perbandingan prestasi antar divisi untuk penentuan alokasi sumber ekonomi.

Informasi dari Pusat Investasi dapat digunakan memotivasi Manajer Divisi dalam :
1. Menghasilkan laba yang memadai dengan wewenang mengambil keputusan tentang sumber ekonomi dan fasilitas fisik yang digunakan.
2. Mengambil keputusan untuk menambah investasi bila investasi tersebut memberikan kembalian (return) yang memadai.
3. Mengambil keputusan untuk melepas/mengurangi investasi yang tidak memberikan kembalian (return) yang memadai.

Bentuk Pusat Investasi
Bentuk pusat investasi adalah Kantor Pusat Perusahaan atau Unit Bisnis Strategis maupun Divisi yang diberi wewenang atau kebijakan maksimum dalam menentukan keputusan operasi yang tidak hanya berjangka pendek, tetapi juga tingkat (besarnya) dan tipe (jenis) investasi.

Masalah yang timbul pada Pusat Investasi adalah berkaitan dengan pengukuran dan tolok ukur prestasi pusat investasi.
1. Pada umumnya tujuan manajer unit usaha adalah memperoleh laba yang memuaskan dari investasi yang ditanamkan.
2. Laba yang yang diperoleh, berasal dari modal yang ditanam untuk memperoleh laba tersebut.
3. Makin besar modal yang ditanam belum tentu makin besar pula labanya.

Terdapat dua metode dalam mengukur prestasi Pusat Investasi. Pertama, pusat investasi diukur prestasinya dengan menghitung laba yang diperoleh dengan investasinya (investment base). Perhitungan ini disebut dengan Return on Investmen atau ROI. Kedua, pengukuran prestasi dilakukan dengan menghitung Economic Value Added (EVA) yang sering disebut juga sebagai residual income.

Keuntungan ROI :
1. Mendorong Manajer untuk memberikan perhatian yang lebih luas terhadap hubungan antara penjualan, biaya dan investasi yang seharusnya menjadi fokus bagi manajer investasi.
2. Mendorong efisiensi biaya.
3. Bisa mengurangi investasi yang berlebihan

Kelemahan ROI :
1. Manajer pusat investasi cenderung menolak investasi yang bisa menurunkan ROI pusat pertanggung jawabannya, walaupun akan meningkatkan profitabilitas perusahaan secara keseluruhan.
2. Tendorong Manajer pusat investasi hanya berpikiran jangka pendek tanpa memperhatikan kepentingan jangka penjang.

Kebaikan Residual Income :
1. Manajer pusat investasi cenderung menerima investasi yang menurut ROI tidak menguntungkan ROI sehingga tidak diterima walaupun secara perusahaan keseluruhan menguntungkan.
2. Memungkinkan penggunaan Cost of Capital yang berbeda-beda pada jenis aktiva.

Kelemahan Residual Income :
Seperti halnya ROI, Residual Income mendorong hanya pencapaian jangka pendek, tanpa memperhatikan pencapaian jangka panjang.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam mengukur Aktiva yang digunakan :
Kas :
Pengendalian Kas secara terpusat cenderung menginginkan saldo kas yang lebih kecil dari pada yang ingin dipegang oleh Manajer Unit Usaha. Sehingga Kas yang ada di Unit usaha lebih kecil dari pada sebenarnya, jika unit usaha tersebut berdiri secara independen.

Piutang :
Manajer Unit Usaha dapat mempengaruhi tingkat piutang secara tidak langsung, melalui kemampuan melakukan penjualan dan memberikan batas kredit dan penagihannya dilakukan oleh Unit Penagihan. Masalah piutang yang dimasukkan pada unit investasi apakah sebesar Harga Pokok Penjualan atau ditambah laba, karena uang yang diperoleh dapat diinvestasikan lagi, sedangkan pencatatannya hanya dengan nilai buku.

Persediaan :
Perlakuannya sama dengan Piutang yaitu dicatat pada akhir periode dengan metode yang dipilih untuk tujuan akuntansi keuangan. Oleh sebab itu perlu digunakan sistem biaya standard atau rata-rata dan biaya yang sama yang juga digunakan untuk mengukur Harga Pokok Penjualan pada perhitungan Laba/Rugi.

Modal Kerja secara Umum :
Perlakuannya sangat bervariasi, tetapi yang diperlukan bahwa modal kerja (aktiva lancar) adalah untuk memenuhi kewajiban lancar, sehingga Manajer Unit Usaha bertanggung jawab untuk mengawasi hutang tersebut.

Properti, Pabrik dan Peralatan (Aktiva Tetap) :
Aktiva tetap dicatat dng harga perolehan dan didepresiasi sepanjang umur ekonomisnya. Pendekatan ini digunakan untuk mengukur profitabilitas unit usaha yang menggunakan aktiva ini.

Asset yang menganggur :
Jika memiliki asset yang mengganggur yang dapat digunakan oleh unit lain, maka unit usaha tersebut boleh mengeluarkan asset dimaksud dari investasinya sehingga tidak diperhitungkan sebagai penilaian kinerjanya.

Aktiva Tidak berwujud :
Biasanya perusahaan yang melakukan LITBANG dan pemasaran dengan biaya yang cukup besar kemudian mengkapitalisasikan biaya LITBANG ini sebagai investasi jangka panjang yang dinamakan Aktiva Tidak Berwujud kemudian di amortisasi setiap tahunnya. Hal ini mengubah cara pandang Manajer Unit Usaha karena akan berpengaruh terhadap biaya bertambah dan aktiva berkurang. Jumlah beban modal yang berkurang x tarip biaya modal akan menyebabkan EVA berdampak positif.

Kewajiban tidak lancar :
Dana-dana yang diperoleh Kantor Pusat diperoleh dari internal dan eksternal. Hal ini perlu dipertimbangkan untuk dihitung secara terpisah, karena kadang-kadang pinjaman lebih besar modal. Oleh sebab itu perhitungan EVA harus dihitung berdasarkan pinjaman yang berasal dari Kantor Pusat dan bukan dari total aktiva.

Beban Modal :
Tarip beban modal ditentukan oleh Kantor Pusat yang lebih besar dari tarip pendanaan dengan hutang. Sedangkan total dana yang digunakan adalah campuran (hutang ditambah modal berbiaya tinggi). Dengan demikian, tarif tersebut lebih kecil dari pada estimasi biaya modal perusahaan, sehingga EVA diatas rata-rata unit usaha lebih besar 0.
Jika tarip modal kerja lebih kecil dari pada untuk aktiva tetap, risiko modal kerja lebih kecil dari pada aktiva tetap, karena dananya digunakan untuk keperluan jangka pendek.

sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks. Kompleksitas sistem tersebut disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu organisasi bisnis sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi oleh manajer, bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan. Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya. Operasi suatu sistem akuntansi meliputi tiga tahapan:

* Harus mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik mengenai jumlah fisik mupun jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya yang berkaitan dengan transaksi perusahaan.
* Harus mengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam dokumen bukti transaksi kedalam catatan-catatan akuntansi.
* Harus meringkas informasi yang tercantum dalam catatan-catatan akuntansi menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Daftar isi:
1. Desain Sistem
2. Implementasi Sistem
3. Buku Besar Pembantu
4. Jurnal Khusus
5. Pustaka
6. Lihat pula
7. Pranala luar
1. Desain Sistem

Sistem akuntansi harus dirancang untuk memenuhi spesifikasi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, asalkan informasi tersebut tidak terlalu mahal. Dengan demikian, pertimbangan utama dalam merancang sistem akuntansi adalah keseimbangan antara manfaat dan biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi tersebut.

Agar efektif, laporan yang disajikan oleh sistem akuntansi harus dibuat secara tepat waktu, jelas dan konsisten. Laporan yang disajikan dengan pengetahuan dan kebutuhan pemakai agar dapat digunakan sebagai pertimbangan didalam pengambilan keputusan.

Desainer (perancang) sistem harus memiliki pengetahuan untuk membedakan sistem akuntansi dan metode pemrosesan data baik pemrosesan data secara manual maupun dengan menggunakan komputerisasi. Kemampuan untuk membedakan pemrosesan transaksi secara manual dan komputer cukup penting, karena pada organisasi bisnis tertentu tidak semua transaksi dapat di proses dengan komputer dan kemampuan desainer sistem dalam mengevaluasi alternatif-alternatif yang dipertimbangkan pengetahuan akan prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi. Singkatnya, prinsip dasar yang terkandung dalam sistem akuntansi yang baik kemungkinan besar sistem yang dirancang pada perusahaan tertentu akan mengalami kesulitan ketika diterapkan.
2. Implementasi Sistem

Implementasi sistem bukan hanya merupakan tanggung jawab personel yang ada pada bagian tertentu, tetapi semua personil harus bertanggung jawab terhadap pengoperasian sistem. Pengoperasian sistem harus secara hati-hati dan selalu dilakukan supervisi atas sistem tersebut sebelum dioperasikan sepenuhnya.
3. Buku Besar Pembantu

Buku ini biasa juga disebut buku tambahan. Buku pembantu ini disediakan untuk rekening-rekening buku besar yang membutuhkan perincian, misalnya: piutang dagang, utang dagang dan persediaan barang dagangan. Dari buku pembantu ini dapat disusun daftar mengenai rekening yang bersangkutan pada setiap tanggal yang dikehendaki (biasanya akhir bulan atau akhir tahun).
4. Jurnal Khusus
Sesuai dengan namanya, jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat kelompok transaksi-transaksi yang sejenis. Pengelompokkan transaksi-transaksi yang sejenis bergantung pada aktivitas perusahaan yang bersangkutan. Meskipun telah disediakan jurnal-jurnal khusus, perusahaan tetap membutuhkan jurnal umum yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat didalam jurnal khusus, dan juga untuk keperluan membuat jurnal penyesuaian, jurnal penutupan dan koreksi pembukuan. Format dan cara pemakaian jurnal-jurnal khusus berbeda dengan jurnal umum. Perubahan tersebut dimaksudkan agar pengerjaan jurnal dan pembukuan dari jurnal ke buku besar dapat dilakukan secara lebih efisien. Berikut adalah beberapa jurnal khusus yang biasa diguankan:

* Jurnal Penjualan merupakan jurnal yang khusus digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang dilakukan secara kredit. Penjualan secara tunai biasanya tidak dimasukkan dalam jurnal ini karena dalam transaksi penjualan tunai terjadi penerimaan kas, sehingga penjualan tunai biasanya dicatat dalam jurnal penerimaan kas.
* Jurnal Penerimaan Kas merupakan jurnal yang disediakan khusus untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Untuk menghemat waktu pencatatan, maka jurnal ini dirancang dengan meanyediakan sejumlah kolom dan hanya total setiap rupiah yang dibukukan kedalam buku besar.
* Jurnal Umum digunakan untuk mencatat penyesuaian pembukuan, penutupan pembukuan, koreksi dan transaksi-transaksi lainnya yang tidak dapat dicatat didalam jurnal khusus.

5. Pustaka

* Yusuf Haryono. Dasar-dasar Akuntansi. STIE YKPN. Yogyakarta.1997.
* Sugiarto. Pengantar Akuntansi. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka. Jakarta. 2002


Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 73 pengikut lainnya.