Kuliah Akuntansi

Archive for the ‘Sistem Informasi Akuntansi’ Category

Pengertian Sistem dan Prosedur
Definisi Sistem dan Prosedur menurut Richard F. Neuchel dalam bukunya yang berjudul Manajemen by System, “Sistem adalah suatu jaringan sejumlah prosedur yang saling berhubungan yang dikembangkan sesuai dengan suatu pola (rencana) guna melaksanakan aktivitas utama perusahaan” (R.Soemita Adi Kusuma, 1985:2).
Suatu prosedur adalah operasi tulis menulis yang berurutan yang biasanya menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian, guna menjamin keseragaman pelaksanaan suatu transaksi perusahaan yang berulang-ulang. (R. Soemita Adi Kusuma,2)

Pengertian Kas
Kas merupakan elemen aktiva yang paling likuid dan hampir semua transaksi pada akhirnya akan berhubungan dengan kas.

Kas didalam pengertian akuntansi didefinisikan sebagai alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. (Zaki Baridwan,1980:4)

Pernyataan di atas dapat dikemukakan bahwa kas merupakan alat pertukaran yang berupa uang atau yang dapat dipersamakan dengan uang baik yang ada di perusahaan maupun yang ada di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu tanpa mengurangi nilai nominalnya. Kas sangat mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang tepat terhadap kas dengan menerapkan sistem pengendalian intern yang baik.

Pengertian Pengendalian Intern
Pengertian pengendalian intern menurut American Institute Of Certified Public Accountan didefinisikan sebagai pengawasan intern, dimana :
Pengawasan intern meliputi struktur organisasi , semua metode dan pengukuran yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan, untuk melindungi aktiva, menjaga ketelitian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. (Wing Wahyu Winarno,1994:88)

Tujuan Sistem Pengendalian Intern adalah :
a. Menjaga Kekayaan dan Catatan Akuntansi
b. Memeriksa Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi
c. Mendorong Efisiensi
d. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen

Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang atau dari penjualan secara kredit. Dibawah ini akan dibahas mengenai kedua sistem akuntansi penerimaan kas tersebut.
a. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu :
1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales.
2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales ( COD sales ).
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu :
1. Fungsi Penjualan
2. Fungsi Kas
3. Fungsi Gudang
4. Fungsi Pengiriman
5. Fungsi Akuntansi

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dalam penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu , namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
5. Kuantitas produk yang yang dijual.
6. Otorisasi jabatan yang berwenang.
(Mulyadi, 1993:464-465)

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Faktur Penjualan Tunai
2. Pita Register Kas
3. Credit Card Sales Slip
4. Bill Of Lading
5. Faktur Penjualan COD
6. Bukti Setor Bank
7. Rekap Harga Pokok Penjualan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Penerimaan Kas
3. Jurnal Umum
4. Kartu Persediaan
5. Kartu Gudang

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Prosedur Order Penjualan
2. Prosedur Penerimaan Kas
3. Prosedur Penyerahan Barang
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi .
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
4. Penerimaan order dari pembeli diotorisai oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

Praktek yang Sehat
9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
( Mulyadi, 1993 : 472 – 473)

b. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan :
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet).
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut :
1. Melalui penagihan perusahaan
2. Melalui pos
3. Melalui lock box collection plan

Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu :

1. Fungsi Sekretariat.
Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
2. Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi Kas
Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan). Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut dengan segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern
Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi akuntansi.

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :
1. Surat Pemberitahuan
2. Daftar Surat Pemberitahun
3. Bukti Setor Bank
4. Kuitansi

Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang disajikan sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet).
4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang ) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.

Praktek yang Sehat
6. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).
8. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan ), harus diasuransikan (cash in safe dan cash in transit insurance).
(Mulyadi, 1993 : 492-493)

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pembayaran dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. (Zaki Baridwan, 1980 : 63). Seperti halnya ongkos transport atau unit keperluan sehari-hari dimana pembayaran dengan cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan menjadi tertunda, membosankan, dan beban pencatatannya mahal. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab untuk membayar biaya yang relatif kecil dan meminta pengisian kembali dari kas besar.

Metode yang digunakan dalam penyelenggaraan kas kecil ada dua, yaitu sebagai berikut :
1. Metode Fluktuasi
Dalam metode ini pembentukan dana kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga saldo rekening kas kecil selalu berubah. Dalam pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sesuai dengan keperluan (tidak berdasarkan jumlah pengeluaran sebelumnya) dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

2. Metode Imprest
Pembentukan dana kas kecil dengan metode ini dilakukan dengan cek dan dicetak dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak berubah sesuai yang ditetapkan, kecuali jika saldo yang ditetapkan itu dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal tetapi hanya dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi sebagai arsip sementara oleh pemegang kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti penggeluaran ini dicap “telah dibayar” agar tidak digunakan lagi. Pengisian ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.

Pengeluaran kas dengan menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, yaitu :
a. Dengan digunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.
b. Dilibatkannya pihak luar dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas.
c. Bagi perusahaan yang mengeluarkan cek, pengembalian cancelled check digunakan sebagai tanda terima dari pihak yang menerima pembayaran. Check Issuer secara otomatis menerima tanda penerimaan kas di pihak yang menerima pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Bukti Kas Keluar
2. Cek
3. Permintaan cek

Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Jurnal Pengeluaran Kas
2. Register Cek
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
Apabila suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang.
2. Fungsi Pencatat Utang
Bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen terebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi sebagai buku pembantu.
3. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
4. Fungsi Akuntansi Biaya
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi Akuntansi Umum
Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register.
6. Fungsi Audit Intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta unsur praktek yang sehat yang disebutkan di bawah ini :
Organisasi
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Transasksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang
4. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwewenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang dan yang dilampiri dengan dokumen mendukung yang lengkap.

Praktek yang Sehat
6. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
8. Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.
11. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12. Kas yang ada di tangan (cash insafe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) di asuransikan dari kerugian.
13. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance).
14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room).
15. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa.
(Mulyadi, 1993 : 519-520)

KONSEP DASAR SISTEM

Terdapat dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekataan:

Prosedur : “Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Prosedur adalah “rangkaian operasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi- transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Penekanan pada elemen/komponennya : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”

Kedua definisi tersebut benar dan tidak saling bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen/komponen- komponen/subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Misalnya sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan sebagainya.

Komponen-komponen/subsistem-subsistem tersebut tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri, tetapi subsistem-subsistem tersebut saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan/sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :
a. Komponen-Komponen (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Contoh di dalam sistem komputer, masukan perawatan adalah program, masukan sinyal adalah data.
c. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang berguna
d. Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Contoh : sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan- laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
e. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Tertentu (Deterministic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh: Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya. Sistem penggajian, dan lain-lain.
b. Sistem Probabilistik (Probabilistic System)
Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem). Contoh: sistem pemasaran
c. Sistem Terbuka (Open System)
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Contoh: Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi (bisnis dalam menghadapi persaingan pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).
d. Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya
Contoh: reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup
e. Relatively Closed Sistem
Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu.
Contoh: Sistem komputer (sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya, tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem)
f. Artificial System
Sistem yang meniru kejadian dalam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam. Contoh: Sistem Artificial Intelligence, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir. Sistem robotika dan lain-lain.
g. Natural System
Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Contoh: laut, tata surya dan lain-lain.
h. Manned Sistem
Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut:
– Sistem Manusia – Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia
– Sistem Manusia – Mesin, Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan
– Sistem Mesin – Mesin, sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.

Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode “Relatively Closed dan Deterministic System”, karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program komputer biasanya “Relatively Closed dan Deterministic System“, tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah “Open dan Probabilistic System”.

JENIS SISTEM

Pada dasarnya sistem dibagi dua jenis, yaitu sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya; kedua, sistem buatan manusia seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya.

Sistem alami terbagi menjadi dua yaitu sistem fisik seperti sistem molekul, luar angkasa dan sistem kehidupan seperti sistem tumbuhan, sistem manusia dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia umumnya dibagi berdasarkan spesifikasi tertentu seperti sistem sosial (hukum, doktrin), sistem organisasi (perpustakaan), sistem transportasi (jaringan jalan raya, kanal, udara, lautan), sistem komunikasi (telepon,teleks, sinyal asap), sistem produksi (pabrik) dan sistem keuangan (akuntansi, inventori, buku besar).

Sistem yang akan dipelajari adalah sistem yang terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu/lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras (CPU, disk, terminal, prnnter, tape dan lain-lain); perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi dan lain-lain); personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivits manual yang mendukung sistem); data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu) dan prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumah kategori, yaitu:
a. On-line systems, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area dimana mereka dimasukan dan menghasilkan keluaran (yang dapat berupa hasil komputasi) idi area, dimana mereka diperlukan. Area sendiri dapat terpisah-pisah dalam skala misalnya kilometer, biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, perbankan dan lain-lain.
b. Real-time systems, sistem yang mekanisme pengontrolan, perekaman data dan pemrosesan yang sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. perbedaannya dengan sistem on line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalam skala detik. Digunakan untuk sistem airport traffic controller, peluru kendali dan lain-lain. Perbedaan lainnya; on line biasanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real- time berinteraksi dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
c. Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transksi organisasi seara harian, membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisis tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemesanan dan lain-lain. Sistem ini tidak hanyam erekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisis statistik dan menampilkan informasi dalm bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
d. Knowledge-based systems, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunkan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

PELAKU SISTEM

Pelaku sistem terdiri dari tujuah kelompok, yaitu:
a. Pemakai
Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptkaan untuk pemakai dan melalui komunikasi denganp mekai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terakhir.Pada umumnya pemakai dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :
– Operasional, yang penting adalah bagaimana warnanya, seperti apa perangktaa masukannya dan hal spesifik lainnya (umumnya user tidak akrab dengan sistem seara keseluruhan dan cenderung lebih keraah sistem secara detil)
– Pengawas, yang penting bagaimana mereka dapat mengawasi sistem bekerja dan bagaimana performansi pemakai operasionl mengoperasikan sistem.
– Eksekutif, secara umum mereka tidak terlalu akrab dan terkait secara langsung dengan pengembanan sistem. Biasanya lebel ini lebih berminat pada ynaga sifatnya strategic dan konsep sistem secara global, misalnya kesempatan untuk berkompetisi, produk baru yang bisa mereka dapatkan dari sistem baru.

b. Manajemen
Umumnya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai (menangani pemakaian dimana sistem baru diteapkan), manajemen sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri) dan manaemen umum (yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan).
c. Pemeriksa
Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemerika biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran standar yang dikembangan pda banyak perusahaan sejenis.
d. Penganalisa Sistem
Fungsi-fungsinya adalah: sebagai arkeolog (yang menelussuri bagaimana sebeanrnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama), inovator (membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain), mediator (menjalankan fungsi komunikasi dari semua level yaitu pemakai, manajer, pemrogarm, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum mempunyai sikap dan cara pandang yang sama), pimpinan proyek (sebagai personil yang lebih berpengalaman dari pemrogram dan ditunjuk dalam pekerjaan lebih dulu sebelum pemrogram bekerja)
e. Pendesain Sistem
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu), yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak diformulasikan oleh pemrograman.
f. Pemrogram
Setelah penganalisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja.
g. Personil Pengoperasian
Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misanya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up. Kadang-kadang pelaku sistem ini memang tidak diperlukan karena sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan kualifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

INFORMASI

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.

Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat
terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Di samping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat/berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah/metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Data VS Informasi

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi
b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian- kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut;

Di dalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur- faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai:
a. Laporan penjualan dari setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus.
b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.
c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak/kurang laku terjual.

Definisi Informasi
Terdapat beberapa definisi informasi, antara lain:
a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
b. Sesuatu yang nyata/setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan/kejadian. Contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
c. Menggorganisasikan data untuk membantu dalam pengambilan keputusan tertentu/untuk tindakan di masa yang akan datang/bukan berupa suatu tindakan untuk mencapai tujuan perusahaan (pilihan ini disebut juga dengan business decision making).

PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)

Pengolahan data merupakan masa/waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :
✔ Data input
a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F).
c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (informasi yang mungkin dibutuhkan untuk di masa yang akan datang)

✔ Data transformation
a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
c) Classifying data group-group tertentu :
– Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).
– Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending).
– Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan).
– Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

✔ Information Output
a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor/cetakan.
b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.
c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

SIKLUS INFORMASI

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi/dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,

Dari keputusan/tindakan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle) /siklus pengolahan data (data processing cycles)

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal, yaitu :

a. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan
* How is the message used for problem solving (decision masking) ?

b. Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias/menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan/kesengajaan sehingga merusak/merubah data-data asli tersebut.
Komponen akurat :

b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
b.2) Correctness ; Are message items correct ?

b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems users ?

c. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan/dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal/kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
* How quickly is input transformed to correct output ?

d. Ekonomis (Economy)
* What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?

e. Efisien (Efficiency)
* What level of resources is required for each unit of information output ?

f. Dapat dipercaya (Reliability)

Nilai Informasi

Nilai informasi ditentukan dari: Manfaat (use) dan Biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness/cost benefit.

Informasi dan Tingkat Manajemen

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:
a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Sistem Informasi
Dapat didefinisikan sebagai:
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen- komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

Manfaat Sistem Informasi
a. Organisasi; Untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
b. Bank; Untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
c. Perusahaan; Untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.

Tahapan dalam menganalisis sistem :
a. Definisikan masalahnya
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.

b. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem.
– Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
– Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan?
– Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir serta apa rumusan pengembangannya ?

c. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal tersebut dapat diterapkan ?.
d. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
e. Terapkan alternatif tersebut.
f. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.

GLOBALISASI EKONOMI

Pengaruh globalisasi ekonomi terhadap para pemain dalam permainan sistem:
– Sistem informasi dan aplikasi komputer harus diinternasionalkan.
– Kebanyakan sistem informasi pada akhirnya memerlukan konsolidasi informasi untuk analisis performa dan pembuatan keputusan.

a. E-Commerce dan E-Business
Sebagai akibat dari globalisasi dasn meluasnya internet, bisnis berubah atau memperluas model bisnis untuk mengimplementasikan electronic commerce (e-commerce)/perdagangan elektronik dan electronic business (e- business)/bisnis elektronik. Internet secara fundamental mengubah aturan-aturan pelaksanaan bisnis.

Ada tiga tipe dasar aplikasi sistem informasi yang e-commerce dan e-business-enabled:
1. Pemasaran image, produk dan layanan perusahaan aaslah bentuk sederhana aplikasi perdagangan elektronik. Web hanya digunakan untuk “memberikan informasi” kepada pelanggan mengenai produk, layanan dan kebijakan.
2. Perdagangan elektronik business to consumer (B2C), bisnis ke konsumen mencoba untuk menawarkan saluran distribusi produk dan layanan tradisional yang baru dan berbasis web.
3. Perdagangan elektronik business to business (B2B), bentuk perdagangan elektronik yang paling kompleks dan pada akhirnya dapat berkembang menjadi bisnis elektronik-pemrosesan yang lengkap, tanpa kertas, dan digital terhadap semua transaksi bisnis secara virtual yang muncul di dalam dan di antara bisnis.

b. Keamanan dan Privasi
Bersamaan dengan tumbuhnya ekonomi digital, masyarakat dan organisasi mengembangkan kesadaran tinggi akan isu keamanan dan privasi yang dilibatkan dalam ekonomi saat ini. Hal yang berhubungan dengan keamanan adalah isu privasi. Pelanggan semakin menginginkan privasi dalam ekonomi digital. Kunjungi sebuah situs web, hampir setiap bisnis sekarang memiliki kebijakan privasi. Selagi sistem informasi dikembangkan dan diubah maka, akan semakin diharapkan untuk memasukkan kontrol keamanan dan privasi yang lebih ketat. Mekanisme keamanan dan privasi akan menjadi subjek audit internal yang menjadi hal rutin dalam sistem yang mendukung atau berinteraksi dengan sistem finansial.

c. Kolaborasi dan Rekanan
Kolaborasi dan rekanan adalah tren bisnis signifikan yang mempengaruhi aplikasi system informasi. Di dalam organisasi, manajemen menekankan perlunya menghancurkan dinding yang memisahkan departemen dan fungsi organisasi. Tren kolaborasi juga berkembang untuk melibatkan organisasi lain – kadang-kadang para pesaingnya juga. Organisasi memilih untuk berkolaborasi secara langsung sebagai rekan kerja dalam usaha bisnis yang masuk akal secara bisnis. Microsoft dan Oracle menjual system manajemen database yang kompetitif. Akan tetapi, Microsoft dan OPracle juga bekerja sama untuk memastikan bahwa aplikasi Oracle juga dapat dioperasikan pada database Microsoft.

d. Manajemen Aset Pengetahuan
Pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana memperoses data mentah menjadi informasi yang berguna. Sistem informasi mengumpulkan data mentah dengan meng-capture fakta bisnis (mengenai produk, karyawan, pelanggan dan sejenisnya) dan memproses transaksi bisnis. Data dikombinasikan, difilter, diorganisasikan dan dianalisa untuk menghasilkan informasi untuk membantu manajer merencanakan dan mengoperasionalkan bisnis. Pada akhirnya, information disaring oleh orang untuk menghasilkan knowledge/pengetahuan dan keahlian.

Kebutuhan manajemen asset pengetahuan akan berdampak pada berbagai bidang sistem informasi. Selagi sistem informasi baru dibangun, maka akan semakin diharapkan untuk fokus pada integrasi data dan informasi yang dapat membuat dan memelihara pengetahuan dalam organisasi.

e. Continous Improvement dan Total Quality Management
Sistem informasi mengotomatisasi dan mendukung proses bisnis. Dalam usaha untuk terus-menerus memperbaiki proses bisnis. Continous Process Improvement memeriksa proses bisnis untuk mengimplementasikan serangkaian perubahan/perbaikan. Perubahan ini dapat mengakibatkan terjadinya efisiensi/peningkatan keuntungan dan nilai. Seseorang yang menganalisa suatu sistem akan dipengaruhi oleh perbaikan proses yang berkesinambungan dalam mendesain/mengimplementasikan sistem informasinya. Sedangkan, Total Quality Management merupakan suatu pendekatan yang komprehensif untuk memfasilitasi perbaikan dan manajemen kualitas dalam sebuah bisnis.

f. Desain ulang proses bisnis
Banyak sistem informasi mendukung/mengotomatisasi proses bisnis. Banyak bisnis telah belajar bahwa proses-proses bisnis tersebut secara mencolok tidak efisien dan atau berbiaya besar. Banyak proses bisnis yang terlalu birokratis dan semua langkah mereka tidak benar-benar mengkontribusikan nilai ke bisnis. Sayangnya system informasi hanya mengotomatisasi banyak hal yang tidak efisien ini. Oleh karena itu dibutuhkan suatu desain ulang proses bisnis.

g. Aplikasi Enterprise
Secara virtual, semua organisasi besar dan kecil, mensyaratkan satu set inti untuk melaksanakan bisnis. Seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Kebanyakan bisnis aplikasi inti terdiri dari manajemen finansial, manajemen SDM, pemasaran dan penjualan dan manajemen operasi (kontrol inventaris dan/ manufaktur). Saat ini aplikasi-aplikasi tersebut disatukan dalam satu aplikasi yang dikenal dengan nama aplikasi enterprise.Tren terhadap aplikasi enterprise ini secara signifikan berdampak pada analisis dan desain sistem.

Sistem Pengendalian Intern

Pengertian Sistem Pengendalian Intern

American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) mendefinisikan pengendalian intern yang dikutip oleh Feriyanto (2002:37) adalah sebagai berikut : “Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.

Sedangkan pengendalian intern menurut Mustofa (1995:71) adalah cara-cara untuk mengatasi pengamatan harta kekayaan, memperoleh informasi bagi pimpinan, melancarkan operasional dan dipatuhinya kebijakan-kebijakan perusahaan.

Pembentukan suatu sistem tidak terlepas dari adanya suatu sistem pengendalian internal (intern control sistem), karena pengendalian internal harus melekat di dalam sistem itu sendiri. Agar landasan berpikir kita lebih terintegrasi maka perlu juga dituangkan definisi dari pengendalian internal.

Pengendalian Internal pertama kali didefinisikan oleh AICPA pada tahun 1949 yang dikutip oleh Yogiyanto (1996:358) adalah meliputi:

Struktur suatu organisasi dan semua metode-metode yang terkoordinir serta ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga ditetapkannya di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan, dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan  manajemen yang telah ditetapkan.

Muyadi ( 2001:  ) mendefinsikan sebagai berikut:

Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Sedangkan menurut definisi diatas tujuan dari pengendalian  internal adalah sebagai berikut Mulyadi (2001:164):

Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi.

Maksud dari tujuan ini adalah melindungi  harta kekayaan organisasi dari kerugian  yang disebabkan oleh kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja dalam transaksi penanganan harta organisasi.

Kesalahan yang tidak disengaja misalnya penulisan jumlah pendapatan yang tidak sesuai dengan yang sebenarnya sedangkan kesalahan yang disengaja misalnya penggelapan harta milik organisasi  yang biasanya disertai pemalsuan pencatatan.

Memeriksa ketepatan dan kebenaran  atau keandalan data akuntansi.

Maksud  dari tujuan ini adalah bahwa data akuntansi yang teliti dan andal sangat diperlukan  oleh organisasi karena mencerminkan keadaan organisasi yang sebenarnya dan mempengaruhi keputusan yang akan diambil oleh manajemen

Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan.

Maksudnya adalah bahwa dalam setiap melakukan kegiatan harus mempertimbangkan  faktor efisiensi, apabila ada kegiatan yang kurang efisien maka manajemen harus memperhatikan dan mencari penyebab dari ketidak efisienan   kegiatan tersebut, dengan menemukan penyebab ketidak efisienan maka akan dapat dicarikan jalan keluar  untuk perbaikan. Dengan demikian kegiatan yang dilakukan dapat berjalan secara efisien.

Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

Artinya dalam setiap melakukan kegiatan harus selalu berpegang teguh pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dilakukan oleh manajemen.

Menurut tujuannya  Mulyadi (2001:163) menyebutkan:

Sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua macam, pengendalian internal akuntansi (accounting control ), dan pengendalian internal administratif ( administrative control ).

Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, sehingga dapat menjamin kekayaan organisasi dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

Pengendalian internal adminitratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa pengendalian internal meliputi beberapa hal berikut ini:

  1. Struktur suatu organisasi.
  2. Semua metode-metode dan cara-cara yang terkoordinir.
  3. Ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan yang mempunyai tujuan

Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mustofa (1995:73) tujuan pengendalian intern suatu organisasi adalah sebagai berikut :

1.   Mengamankan harta perusahaan

Dalam pengertian yang sempit berarti usaha-usaha penyelewengan yang disengaja. Sekarang pengertian diperluas termasuk mencegah kesalahan-kesalahan administrasi yang tidak disengaja, misalnya salah penjumlahan dan semacamnya. Demikian juga usaha-usaha mencegah kesalahan dalam pengambilan keputusan manajemen.

2.   Memperoleh data yang dipercaya

Data dipercaya karena dapat dipakai untuk keperluan intern perusahaan maupun pihak ekstern. Data bisa dipakai untuk menentukan tindak lanjut tentang produksi, penjualan pengukuran efisiensi dan lain-lain.

3.   Melancarkan Operasi dan Efisien

Agar operasi organisasi tetap lancar pada kapasitas yang maksimal, kemajuan-kemajuan dalam penjualan selalu diimbangi kemajuan-kemajuan dalam pelayanan. Setiap periodic selalu dievaluasi kelemahan-kelemahannya dan memberikan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Organisasi selain berfungsi melancarkan operasional juga berfungsi sebagai pengendalian efisiensi. Dengan ditetapkannya bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi sebagai pusat-pusat pertanggung jawaban, maka para kepala bagian memperoleh tugas pengawasan efisiensi.

4.   Mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan manajemen.

Tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang akan mudah dicapai apabila kebijakan-kebijakan manajemen yang ditetapkan telah dipatuhi atau dilaksanakan dengan baik oleh semua pihak yang ada pada organisasi tersebut.

Sistem pengendalian internal menurut tujuannya maka ada beberapa unsur pokok yang terdapat dalam sistem pengendalian internal. Unsur-unsur pokok tersebut  menurut Mulyadi (2001:165) adalah:

Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan utama organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :

  1. Harus dipisahkan fungsi–fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan memerlukan otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
  2. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva organisasi sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melakukan pencatatan peristiwa keuangan.
  3. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi hal ini untuk meminimal atau menghindari adanya tindak kecurangan.
  4. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk menyetujui adanya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Seperti telah diuraikan diatas formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang memberikan otorisasi terlaksananya transaksi organisasi. Di lain pihak formulir merupakan dokumen  yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan suatu transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi, dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan  yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh organisasi  dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :

  1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
  2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit ). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu  kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya maka akan mendorong karyawan untuk melasanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
  3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait  maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
  4. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam malaksanakan tugasnya sehingga persengkongkolan diantara mereka dapat dihindari.
  5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci organisasi diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti jabatannya digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga seandainya terjadi kecurangan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan sementara.
  6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik  kekayaan dengan catatatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan  atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansinya.
  7. Pembentukan unit organsasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pegendalian internal yang lain

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Struktur organisai yang baik, sistem otorisasi  dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat semuanya sangat  tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian internal tersebut diatas unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting.

Jika organisasi memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan organisasi tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Dari uraian tentang unsur-unsur pokok tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur pokok tentu membutuhkan adanya  prosedur-prosedur pengendalian. Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai.

Al Haryono Jusup (2005:4) menyebutkan prosedur-prosedur pengendalian memiliki beragam tujuan dan dapat diaplikasikan ke berbagai tingkatan dalam suatu organisasi, dapat juga dipadukan dengan komponen-komponen tertentu dari lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.

Prosedur Pengendalian internal berbeda-beda antar organisasi yang satu dengan lainnya, dan bergantung pada beberapa faktor seperti sifat operasi dan besarnya organisasi. Namun demikian prinsip-prinsip pengendalian internal yang pokok dapat  diterapkan pada semua organisasi.

Menurut Al Haryono Jusup ( 2005:4)  ada .tujuh buah prinsip pengendalian internal yang pokok meliputi:

Penetapan Tanggung jawab secara Jelas.

Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.

Penyelenggaraan Pencatatan yang Memadai.

Untuk melindungi aktiva dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang ditetapkan, diperlukan pencatatan yang baik. Catatan yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dpat digunakan manajemen untuk memonitor  operasi organisasi. Salah satunya adalah merancang formulir-formulir secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan dan menggunakan dengan benar.

Pengasuransian Kekayaan dan Karyawan Organisasi.

Kekayaan organisasi harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai, demikian pulah karyawan yang menangani kas dan surat-surat berharga harus dipertanggungkan. Salah satu cara mempertanggungkan karyawan adalah dengan membeli polis asuransi atas kerugian akibat pencurian oleh karyawan.

Pemisahan Pencatatan dan Penyimpanan Aktiva

Prinsip pokok pengendalian internal mensyaratkan bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggungjawab atas aktiva tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi atas aktiva yang bersangkutan.

Pemisahan Tangung Jawab atas Transaksi yang Berkaitan.

Pertanggunjawaban atas transaksi yang berkaitan harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian-bagian dalam organisasi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa oleh orang lain.

Penggunaan Peralatan Mekanis (jika Memungkinkan)

Apabila keadaan memungkinkan, sebaiknya organisasi menggunakan peralatan-peralatan mekanis seperti kas register, check protector, mesin pencatat waktu  dan peralatan mekanis lainnya.

Pelaksanaan Pemeriksaan secara Independen

Apabila suatu sistem pengendalian internal telah dirancang dengan baik, penyimpangan tetap mungkin terjadi sepanjang waktu. Oleh karena itu perlu pengkajian ulang secara teratur untuk memastikan bahwa prosedur-prosedur telah diikuti dengan benar. Pengkajian ulang ini harus dilakukan oleh pemeriksa internal yang tidak terlibat langsung dalam operasi suatu organsasi. Apabila pemeriksa internal berkedudukan independen, maka ia dapat melakukan evaluasi mengenai efisiensi operasi secara menyeluruh dan efektif tidaknya sistem pengendalian internal.

Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern

American Institute of certified Public Accountant (AICPA) menjelaskan unsur-unsur pengendalian intern yang dikutip oleh mustofa (1995:75) adalah sebagai berikut :

1.   Struktur Organisasi

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki organisasi baik formal maupun tidak. Struktur organisasi merupakan kerangka untuk pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.

2.   Sistem Pengotorisasian

Setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dan prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi perusahaan.

3.   Praktek Yang Sehat

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Pelaksanaan yang baik membutuhkan disiplin yang kuat dari masing-masing unit kerja. Sistem dan prosedur diberlakukan bagi semua unit kerja mulai dari pimpinan puncak sampai unit kerja paling bawah, tanpa membedakan pangkat atau jabatan. Orang pertama yang harus melaksanakan aturan-aturan yang ada dalam sistem dan prosedur adalah pimpinan punca, sedang yang lain mengikutinya.

4.   Derajat Mutu Pegawai

Mutu pegawai mempunyai arti yang lebih luas daripada sekerdar keahlian (professional). Tetapi yang lebih penting adalah sikap mental, sikap perilaku dan sikap tahu terhadap fungsi jabatannya, kuat dalam prinsip, sikap interaktif dan kooperatif. Banyak orang pandai, orang cakap, tetapi tidak berprinsip, hal demikian akan melemahkan pengendalian intern.

Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001:311) Unsur penegendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan), Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam Sistem akuntansi pembelian, terdapat 3 unsur pokok yang hares diperhatikan. Unsur-unsur pokok tersebut adalah :

1.   Organisasi

2.   Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.

3.   Praktik yang sehat.

a.   Organisasi

Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pads unsur pokok sistem pengendalian intern berikut ini :

1.   Fungsi pembelian hares terpisah dari fiuigsi penerimaan

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yang dipesan, diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh pemasok dengan yang tercantum dalam surat order pembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerunaan yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian.

2.   Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagian pembelian, berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3.   Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan/penolakar barang yang diteruna dari pemasok. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.

4.   Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi

Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih dan satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itu dalam sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian hams dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, ficngsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

b.   Sistem Otorisasi dan prosedur Pencatatan

Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiam catatan akuntansi melalul prosedur pencatatan terternu. Dengan demikian, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut :

1.   Surat perrnintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.

2.   Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

3.   Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.

4.   Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

c.   Praktek yang Sehat

1.   Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.

2.   Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

3.   Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

4.   Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan mernbandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

5.   Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

6.   Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut :

1.   Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.   Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.   Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.   Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

1.   Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.   Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.   Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.   Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.   Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.   Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi,2001:308) adalah :

1.   Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2.   Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.   Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.   Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Prosedur Pembelian

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi(2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :

1.   Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2.   Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3.   Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4.   Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5.   Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6.   Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7.   Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

8.   Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian

Menurut Mulyadi(2001:3001) jarimgan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah  sebagai  berikut :

1.   Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2.   Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.   Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.   Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

5.   Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6.   Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

BAB I

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengertian Sistem

Menurut Feriyanto (2002:2) terdapat dua pendekatan untuk mendefinisikan sistem.

“ Yang pertama lebih menekankan pada elemen-elemen dalam sistem. Sistem menurut pendekatan ini didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang saling berkaitan dan berinteraksi satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Definisi kedua lebih menekankan pada prosedur-prosedur, menurut pendekatan ini sistem diartikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu tujuan tertentu”.

Sedangkan pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:5) adalah

“ Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.

Stephen A. Mascove dan Mark G. Simkin ( 1984 ) yang dikutip oleh  Yogiyanto (1996:1)  mendefinisikan sebagai berikut:

”Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (goal) yang sama”.

John F. Nash dan Martin B. Roberts ( 1984 ) yang dikutip oleh  Yogiyanto (1996:2) mendefinisikan sebagai berikut:

” Suatu sistem adalah sebagai suatu kumpulan komponen yang berinteraksi membentuk suatu kesatuan dan keutuhan yang  komplek di dalam tingkat tertentu untuk mengejar tujuan yang umum ”.

Menurut James O. Hicks, Jr dan Wayne E. Leininger (1986) yang dikutip oleh  Yogiyanto (1996:2)  secara abstrak mendefinisikan sebagai berikut:

” Suatu sistem adalah sebagai kumpulan interaksi dari komponen-komponen yang beroperasi di dalam  suatu batas sistem. Batas sistem  akan   menyaring   tipe dan dan tingkat arus  dari  input serta ouput diantara sistem dengan  lingkungannya ” .

Dari definisi diatas dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum dari sistem adalah sebagai berikut :

  1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
  2. Unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
  3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
  4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Kesimpulan dari beberapa definisi sistem tersebut diatas adalah bahwa sistem merupakan kumpulan dari beberapa unsur atau komponen yang berhubungan  antara satu dengan lainnya dan  akan membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu atau sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua/lebih komponen yang terjalin satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau bisa dikatakan bahwa Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-    komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan  informasi
Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan    memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk    mengendalikan organisasi/Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan

Karakteristik Sistem

Menurut Yogiyanto (1996:7), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu :

Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system.

Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut

Lingkungan Luar Sistem

Ligkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dengan demikian harus dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem.

Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari  subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

Keluaran Sistem

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

Pengolah Sistem

Sustu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan manajemen.

SASARAN SISTEM

Suatu sistem pasti mempunyai suatu tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Dari uraian diatas dapat digambarkan  bahwa komponen sistem membentuk suatu sub sistem dari beberapa sub sistem membentuk batas sistem kemudian diluar batas sistem ada lingkungan luar sistem, antara sub sistem dengan sub sistem lainnya ada penghubung sistem agar sistem berfungsi  ada masukan sistem yang akan diaolah dalam sistem untuk dijadikan keluaran atau hasil sistem untuk mengolah masukan menjadi keluaran membutuhkan pengolah sistem akhirnya akan tercapai sasaran sistem sebagai tujuan akhir. Sebab tanpa adanya sasaran sistem akan berjalan tanpa ada gunanya.

Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang menurut Yogiyanto (1996:11) diantaranya adalah sebagai berikut ini:

A. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

B. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia

C. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

D.  Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup adalah merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatif tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau susbistem yang lainnya. Karena sistem ini sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya maka suatu sistem harus mempunyai suatu  sistem pengendalian yang baik.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan  bahwa sistem dapat diklasifikasi menurut beberapa   sudut pandang  yang dianggap sesuai dengan sistem yang diinginkan yaitu sistem abstrak dan sistem fisik, sistem alamiah dan sistem buatan manusia, sistem tertentu dan sistem tak tentu serta sistem tertutup dan sistem terbuka.

Pengendalian Terhadap Sebuah Sistem

Menurut Yogiyanto (1996:11) karena sistem tidak ada yang tertutup maka agar sistem dapat melangsungkan hidupnya, sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian dari sistem dapat berupa pengendalian umpan  balik dan pengendalian umpan maju serta pengendalian pencegahan.

  1. Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan-perbedaan atau penyimpangan akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjutnya.
  2. Sistem pengendalian umpan maju disebut juga dengan istilah umpan balik positif yang mencoba mendorong proses dari sistem supaya menghasilkan hasil balik yang positif. Sistem pengendalian umpan maju ini merupakan perkembangan dari sistem pengendalian umpan balik. Supaya keluaran dapat menghasilkan umpan balik yang positif maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Selama proses terjadi di dalam sistem selalu dilakukan pengamatan dan cepat-cepat diatasi bila mulai terjadi penyimpangan sebelum terlanjur fatal pada keluarannya.
  3. Sistem pengendalian pencegahan, kalau sistem pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya, dan sistem pengendalian umpan maju mengendlikan prosesnya, maka sistem pengendalian pencegahan mencoba untuk mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan untuk masuk kedalam sistem.

Kesimpulan dari pengertian  pengendalian sistem adalah pengendalian umpan balik adalahn proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu, kemudian pengendalian umpan maju  mendorong sistem agar menghasilkan hasil balik yang positif sedangkan pengendalian pencegahan adalah mengendalikan sistem sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang merugikan sistem.

Pengertian Prosedur

Setelah menguraikan tentang  definisi sistem secara umum dan sistem akuntansi serta menguraikan  unsur-unsur  sistem akuntansi, maka kita perlu membedakan antara sistem dan prosedur.

Menurut Mulyadi (2001:5) mendefinisikan

“ Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Didalam suatu sistem, biasanya terdiri dari beberapa prosedur dimana prosedur-prosedur itu saling terkait dan saling mempengaruhi. Akibatnya jika terjadi perubahan maka salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi prosedur-prosedur yang lain”.

Menurut Richard F. Neuschel (1971) yang dikutip oleh  Yogiyanto (1996:4) mendefinisikan:

“ Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan kegiatan klerikal   ( tulis menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi “.

Lebih  lanjut Jerry Fitz Gerald dkk (1981) yang dikutip oleh  Yogiyanto (1996:5) mendefinisikan:

“ Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya “.

Menurut Mulyadi (2001:5) mendefiniskan sebagai berikut :

“ Prosedur adalah urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang “.

Dalam definisi sistem akuntansi, Mulyadi (2001:3) menyebutkan:

” Formulir merupakan salah satu unsur sistem akuntansi. Formulir ini merupakan keluaran sistem lain yang menjadi masukan sistem akuntansi, sistem lain yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur” .

Karena prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal, sedangkan kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar maka kegiatan yang dilakukan adalah : menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah dan membandingkan.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur artinya bahwa suatu sistem terdiri dari beberapa prosedur yang menjadi satu kesatuan yang memiliki kertkaitan satu dengan lainnya.

Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk merubah data ekonomi menjadi informasi yang berguna. Informasi ini kemudian dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. (Bodnan dan Hopwood,2001:1).

Sedangkan sistem informasi akuntansi menurut Tunggal (1993:10) adalah “ Kumpulan manusia-manusia dan sumber-sumber modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengelolaan data transaksi. Informasi ini berguna untuk semua tingkat manajemen untuk perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi”.

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (1996:l1) adalah sebagai berikut:

” Sistem akuntansi adalah suatu organisasi terdiri dari  metode dan catatan–catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi–transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva  dan kewajiban yang berkaitan. Maksudnya adalah bahwa sistem akuntansi dalam suatu organisasi dapat berbentuk sederhana, dapat pula komplek. Sistem-sistem informasi dirancang dan dipasang bukan hanya untuk menghasilkan saldo-saldo buku besar untuk menghasilkan laporan keuangan tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasional yang tidak berkaitan dengan akuntansi. Jadi sistem akuntansi dan pnegendalian operasional berkaitan erat dalam organisasi.

Menurut Indra Bastian dan Gatot Soepriyanto (2002:3) mendefinisikan sistem akuntansi sebagai berikut:

” Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi akuntansi ”.

Sedangkan    Mulyadi (2001:3) mendefinisikan sistem akuntansi sebagai berikut:

” Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan ”.

Kesimpulannya sistem akuntansi merupakan organisasi yang terdiri dari formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan untuk menyediakan informasi keuangan  yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan dalam hal ini manajemen.

Dari definisi sistem akuntansi ada  unsur suatu sistem akuntansi yang pokok yaitu formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Mulyadi  (2001:3)  menguraikan pengertian dari masing-masing unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut :

  1. 1. Formulir.

Formulir merupakan  dokumen yang digunakan untuk mencatat  terjadinya transaksi dan biasa disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan.

  1. 2. Jurnal.

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.

  1. 3. Buku Besar.

Buku besar ( general ledger ) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal, rekening-rekening dalam buku besar ini  disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

  1. 4. Buku Pembantu.

Apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu ( subsidiary ledger ). Buku ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

  1. 5. Laporan.

Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi yang biasanya disebut dengan  laporan keuangan, dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan dan lainnya.

Untuk menyusun  sistem akuntansi dalam  suatu organisasi, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan, menurut Indra Bastian dan Gatot Soepriyanto (2003:12)  faktor-faktor tersebut  antara lain:

  1. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan dengan  tepat waktu dan dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai.
  2. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman, yang berarti sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik organisasi. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik organisasi, maka sistem akuntansi harus  disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan internal
  3. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah, yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.

Ketiga faktor diatas harus dipertimbangkan bersama-sama pada waktu menyusun sistem akuntansi dalam suatu organisasi sehingga tidak sampai terjadi adanya salah satu faktor yang ditinggalkan.

Kesimpulannya penyusunan sistem akuntansi juga perlu mempertimbangkan bahwa  kebutuhan akan informasi dalam suatu entitas akan berkembang sesuai dengan perkembangan kebutuhan informasi pihak-pihak yang berkepentingan baik pihak eksternal maupun internal, disamping itu kemajuan tehnologi, terutama alat untuk memproses data  dapat mengakibatkan sistem akuntansi yang ada sekarang sudah tidak efisien lagi sehingga perlu adanya peninjauan ulang terhadap sistem akuntansi yang saat ini berlaku

Dari pendapat diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah bagian dari organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis dan mengkomunikasikan data-data keuangan guna menghasilkan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan sebagai dasar dalam perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan. Jadi penekanannya pada informasi-informasi yang dihasilkan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Feriyanto (2002:6) tujuan akhir kegiatan akuntansi adalah menerbitkan laporan keuangan, laporan keuangan tersbut merupakan sumber informasi bagi berbagai pihak yang digunakan untuk berbagai pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan tidak hanya berupa laporan keuangan untuk pihak-pihak ekstern, tetapi juga menghasilkan informasi bagi pihak intern untuk keperluan dukungan perencanaan dana pengendalian oleh manajemen. Akuntansi akan memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna dalam menentukan tindakan yang diambil. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan hal yang penting bagi perusahaan, sehingga dalam melaksanakannya diperlukan pengendalian informasi yang baik terhadap perusahaan.

Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi akuntansi antara lain (Romney & Steinbart,2002:2).

1.   Sistem informasi akuntansi dapat digunakan untuk memproses transaksi hampir setiap badan usaha memerlukan pencatatan secara tepat atas data-data yang berkenaan dengan transaksi operasi sehari-hari yang akan diolah menjadi informasi yang berguna bagi pihak yang berkepentingan.

2.   Sistem informasi akuntansi dapat membantu dalam mengambil keputusan.

3.   Sistem informasi akuntansi memberikan pengendalian yang cukup untuk menjaga aset badan usaha termasuk data-datanya.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

  • Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut
  • Prosedur-prosedur, baik manual maupun terototomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi
  • Data tentang proses-proses bisnis
  • Software yang dipakai untuk memproses data organisasi
  • Infrastruktur teknologi informasi

FUNGSI SIA UNTUK ORGANISASI

  1. Mengumpulkan dan menyimpan aktivitas yang dilaksanakan disuatu organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku dalam aktivitas tersebut
  2. Mangubah data dalam menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen
  3. Menyediakan pengendalian yang memadai

AKTIVITAS DALAM RANTAI NILAI ORGANISASI

  1. Inbound Logistics : penerimaan, penyimpanan dan distribusi bahan-bahan masukan
  2. Operasi : aktivitas untuk mengubah masukan menjadi barang dan jasa
  3. Outbound Logistics : distribusi produk ke pelanggan
  4. Pemasaran dan Penjualan
  5. Pelayanan : Dukungan purna jual dan maintenance

AKTIVITAS PENDUKUNG ORGANISASI

  1. Infrastruktur Perusahaan : akuntansi, hukum, administrasi umum
  2. Sumber Daya Manusia : perekrutan, pengontrolan, pelatihan dan kompensasi kepada pegawai
  3. Teknologi : Peningkatan produk dan jasa (penelitian)
  4. Pembelian

RANTAI SUPLAY

  • Bahan Mentah Pemasok
  • Pabrik
  • Distributor
  • Pengecer
  • Konsumen

CARA SIA MENAMBAH NILAI ORGANISASI

  • Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk dan jasa
  • Memperbaiki Efisiensi
  • Memperbaiki Pengambilan Keputusan
  • Berbagi Pengetahuan

DATA
Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan dan proses dengan sistem informasi
Misal untuk penjualan, data yang perlu dikumpulkan adalah:

  • Fakta mengenai kejadian-kejadian (tanggal penjualan, jumlah, dll)
  • Sumber data (identitas barang dan jasa, harga per unit, dll)
  • Para pelaku (identitas pelanggan dan penjual produk)

INFORMASI
Data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti
Karakteristik informasi yang berguna:

  • Relevan
  • Andal
  • Lengkap
  • Tepat waktu
  • Dapat dipahami
  • Dapat diverifikasi

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

  • Langkah Pengambilan Keputusan:
  • Identifikasi Masalah
  • Pemilihan metode pemecahan masalah
  • Mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melaksanakan model keputusan tersebut
  • Mengimplementasikan model tersebut
  • Mengevaluasi sisi positif dari tiap alternatif yang ada
  • Melaksanakan solusi terpilih

STRUKTUR KEPUTUSAN

  • Keputusan Terstruktur
  • Berulang-ulang
  • Rutin
  • Mudah dipahami

Contoh : Memberi Kredit ke pelanggan lama

  • Sering diotomatisasi

Keputusan Semi Terstruktur

  • Peraturan yang tidak lengkap
  • Kebutuhan untuk membuat penilaian dan pertimbangan subyektif

Contoh : Menetapkan anggaran pemasaran

  • Menggunakan DSS
  • Kaputusan Tidak Terstruktur
  • Tidak berulang dan rutin
  • Tidak ada model untuk memecahakan masalah ini
  • Butuh intuisi

STRATEGI BISNIS

  1. Strategi Diferensiasi Produk : Penambahan beberapa fitur layanan
  2. Strategi Biaya Rendah

POSISI STRATEGI BISNIS

  1. Posisi strategis berdasarkan keanekaragaman: produksi atau jasa dalam industri tertentu
  2. Produksi strategis berdasarkan kebutuhan : melayani semua kebutuhan kelompok tertentu
  3. Posisi strategis berdasarkan akses : pengelompokan pelanggan berdasarkan geografis atau ukuran

LATIHAN

  1. Jelaskan perbedaan data dan informasi
  2. Sebutkan dan jelaskan karakteristik informasi yang berguna
  3. Sebutkan dan jelaskan aktivitas utama dalam rantai nilai
  4. Sebutkan dan jelaskan aktivitas pendukung dalam rantai nilai
  5. Manajemen tingkat atas secara terus-menerus menekankan dan mendukung investasi untuk memperbaiki efisiensi proses manufaktur. Dalam hal ini strategi bisnis apa yang digunakan oleh perusahaan tersebut?
  6. Teknologi informasi (SIA) dalam sebuah organisasi dianggap sebagai aktivitas utama/pendukung?
  7. Semakin rendah tingkat manajerialnya, seorang karyawan akan mengambil keputusan terhadap keputusan yang lebih terstruktur/tidak terstuktur?


Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 64 pengikut lainnya.