Kuliah Akuntansi

Archive for the ‘Sistem Informasi Akuntansi’ Category

TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan sistem penjualan adalah:

* Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
* Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit
* Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen
* Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat
* Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat
* Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang
* Untuk menjaga keamanan produk
* Untuk menjaga kas perusahaan

INPUT SISTEM PENJUALAN

* Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen
* Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
* Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
* Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
* Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
* Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
* Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
* Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
* Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
* Deposit slip. Slip setoran di bank.
* Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
* Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
* Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
* Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
* Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
* Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
* Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.

OUTPUT SISTEM PENJUALAN

* Order konsumen yang belum terpenuhi
* Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
* Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
* Jurnal penerimaan kas
* Daftar memo kredit
* Daftar umur piutang

PENGENDALIAN INTERNAL

Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan

* Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
* Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
* Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.
* Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
* Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
* Pencurian produk jadi perusahaan
* Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
* Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.
* Lapping.
* Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
* Virus.
* Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)
* Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian
* Kegagalan server.

Pengendalian Umum:

* Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
* Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
* Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
* Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
* Pengendalian otorisasi.
* Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.

Pengendalian Aplikasi

* Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.
* Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan
* Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.

Contoh validasi data:

* Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
* Self checking digit
* Field check (type data)
* Limit check
* Range check
* Sign check
* Completeness check
* Echo check

Konsep Pengendalian Umum dan Aplikasi
PENGENDALIAN UMUM

Meliputi:

* Pengendalian organisasi.
* Pengendalian dokumentasi.
* Pengendalian akuntabilitas aktiva.
* Pengendalian praktik manajemen.
* Pengendalian operasi pusat informasi
* Pengendalian otorisasi
* Pengendalian akses

PENGENDALIAN ORGANISASI
Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

PENGENDALIAN DOKUMENTASI
Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

* Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
* Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.
* Dokumentasi program.
* Dokumentasi data
* Dokumentasi operasi
* Dokumentasi untuk pengguna.

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA
Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

* Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
* Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
* Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
* Penggunaan log dan register
* Review oleh pihak independent

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN
Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).

PENGENDALIAN APLIKASI
Meliputi:

* Pengendalian otorisasi,
* Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
* Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
* Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL:

* Efektivitas dan efisiensi operasi
* Reliabilitas pelaporan keuangan
* Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang berlaku

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

* Struktur pengendalian internal menurut COSO
* Lingkungan Pengendalian Internal
* Penaksiran Risiko
* Aktivitas Pengendalian
* Informasi dan Komunikasi
* Monitoring

LINGKUNGAN PENGENDALIAN INTERNAL
Lingkungan pengendalian internal merefleksikan seluruh sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manager, pemilik, dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponen pengendalian internal yang lain.

Lingkungan pengendalian meliputi:
Filosofi manajemen dan gaya operasi. Manajer perlu menjadi contoh perilaku etis dengan mentaati kode etik perusahaan. Manajer perlu menyusun kode etik secara formal. Manajer mesti menekankan pentingnya pengendalian internal dan memperlakukan setiap personel dengan wajar dengan dengan penuh respek.

Integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan seluruh karyawan akan berdampak besar terhadap keseluruhan struktur pengendalian internal, menciptakan suasana yang secara signifikan mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan. Manajemen mesti secara proaktif memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar dengan standard etika perusahaan. Manajemen juga mesti membuat kebijakan yang mendukung karyawan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan bukan tujuan jangka pendek.

Komitmen terhadap kompetensi. Perusahaan mesti merekrut karyawan yang kompenen dan dapat dipercaya yang memiliki inisiatif dan kreativitas untuk bereaksi secara cepat terhadap kondisi bisnis yang dinamis. Perusahaan mesti memilih personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut.

Dewan direksi atau komite audit. Dewan direksi semestinya menunjuk komite audit untuk mengawasi praktik dan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan. Komite audit merupakan perantara antara dewan direksi dan auditor internal/eksternal.

Struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan rerangka hubungan formal antar personil perusahaan untuk mencapai tujuan organsisasi.

Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Perusahaan mesti memiliki deskripsi pekerjaan untuk setiap karyawan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mesti dilakukan dengan baik. Perubahan terhadap sistem informasi mesti dilakukan melalui persetujuan tertulis.

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Setiap karyawan baru mesti dikenalkan dengan pengendalian internal, kebijakan etika dan kode etik perusahaan. Perusahaan mesti perduli dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Perusahaan mesti memastikan terwujudnya lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perusahaan dapat menyelenggarakan sarana konseling untuk karyawan yang bermasalah. Perusahaan punya prosedur yang baik untuk karyawan yang berhenti bekerja.

PENAKSIRAN RISIKO
Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegah perusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi.

* Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.
* Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.
* Menyusun analisis risiko.
* Manajemen risiko yang relevan.

AKTIVITAS PENGENDALIAN
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat

Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:
1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual
2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif
3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu.

INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai

* Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
* Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
* semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
* semua data input akurat dan lengkap
* semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik
* semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal
* semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat

MONITORING
Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu ke waktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.
Aktivitas yang berkesinambungan
Evaluasi secara terpisah

PAPARAN RISIKO
Setiap perusahaan menghadapi paparan risiko. Paparan risiko dapat berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, seperti dari karyawan, konsumen, hacker, pelaku criminal dan bencana alam.

Tipe risiko

* kesalahan yang tidak disengaja
* kesalahan yang disengaja
* pencurian aktiva
* menjebol keamanan perusahaan
* tindak kekerasan dan bencana alam

Paparan terhadap risiko dipengaruhi oleh:

* Frekuensi kejadian. Contoh: penjualan.
* Kerentanan sebuah aktiva. Contoh kas sangat rentan.
* Besarnya nilai rupiah.

Masalah yang memperbesar paparan risiko yang dihadapi perusahaan:

* Kolusi
* Kurangnya penegakan disiplin
* Kejahatan komputer

Contoh kejahatan komputer:

* Pencurian hardware dan software
* penggunaan komputer tanpa otorisasi untuk kepentingan personal
* modifikasi atau penggunaan program untuk melakukan kejahatan

Komputer rentan terhadap tindak kejahatan karena:

* Komputer mengakibatkan pemusatan data dan pemrosesan data
* jejak audit dalam lingkungan SIA tidak sejelas dalam lingkungan manual
* Komputer powerful tetapi kompleks dan rentan

Dalam menerapkan pengendalian, perusahaan mesti mempertimbangkan manfaat dan biaya untuk menerapkan pengendalian tersebut.

Membuat Model Database Karakteristik Pendekatan Database

* Independensi Data. Data terpisah dari aplikasi yang mengakses dan memproses data.
* Konsistensi Data. Setiap elemen data dalam database memiliki definisi standard. Oleh karena itu, elemen data tersebut akan konsisten dalam setiap aplikasi yang menggunakan elemen data tersebut.
* Satu kali input data. Data cukup diinputkan satu kali, kemudian disimpan dan dapat diakses oleh berbagai aplikasi oleh beragam pengguna.
* Integrasi data.
* Share data ownership.
* Centralized data management. DBMS mengelola dan mengendalikan akses terhadap semua data dalam sistem.
* Pengelolaan dan Akses Data menjadi lebih simpel.

Pengembangan Database
Hal-hal yang penting dalam merancang dan mengkonstruksi database:

* Apa tujuan sistem yang dibuat?
* Siapa yang akan menggunakan data tersebut?
* Berapa kali dalam sehari data tersebut akan diakses (dibaca dan diupdate)?
* Berapa besar data yang perlu disimpan?
* Sistem apa yang akan mengakses data tersebut?

Tahapan dalam Pengembangan Database

* Perencanaan.
* Analisis. Contoh model konseptual yang dapat digunakan adalah Entity Relationship Diagram. Dalam tahap analisis, perancang juga membuat data dictionary.
* Desain secara detail.
* Implementasi.
* Testing.
* Maintenance.

Membuat Model Data ~ Diagram ER

* Membuat Entitas dan menentukan relationship
* Menentukan kardinalitas setiap relationship
* Ada tiga jenis kardinalitas: One to One, One to Many dan Many to Many
* Menentukan atribut data

KASUS

Park Plaza adalah apartemen yang berlokasi di Paingan Maguwoharjo. Park Plaza memiliki dua gedung apartemen. Gedung pertama memiliki 20 apartemen dan gedung kedua memiliki 30 apartemen. Dari kelima puluh apartemen tersebut, ada apartemen dengan satu kamar, dengan dua kamar dan dengan tiga kamar. Apartemen disewakan dengan sistem pembayaran bulanan. Uang sewa dibayarkan di awal masa sewa. Setiap penyewa wajib membayar uang jaminan sewa (sebesar harga sewa apartemen). Uang jaminan sewa ini akan dikembalikan, jika penyewa berhenti menyewa dan jika pemilik apartemen tidak menemukan kerusakan yang berarti. Setiap tujuh hari sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran sewa, pemilik sewa memberi surat tagihan kepada penyewa apartemen, untuk mengingatkan penyewa.

Rancanglah Diagram ER untuk apartemen tersebut. (CATATAN: Anda boleh menggunakan buku apapun sebagai acuan untuk merancang ER tersebut, bawa saja buku yang pernah anda pelajari atau pernah digunakan di mata kuliah lain, saat mempelajari database).
Lengkapi diagram ER tersebut, dengan informasi mengenai field (elemen data) dalam setiap tabel, primary key setiap tabel, foreign key setiap tabel, dan tipe data setiap field.

Pemrosesan Transaksi Berbasis Komputer
Penginputan data ke dalam sistem informasi dapat melalui beragam cara:

* dengan merekam data ke dalam sebuah formulir
* dengan menginputkan data langsung ke dalam computer
* dengan sms
* dengan menginputkan data di internet
* dengan barcode scanner
* scanner yang lain

Dokumen Input

Dokumen input adalah formulir atau dokumen sumber, yang datanya akan diinputkan ke dalam sistem informasi. Contoh adalah dokumen penjualan.

Fungsi dokumen input:

* sarana untuk mengotorisasi suatu transaksi
* sarana untuk memicu tindakan yang diharapkan (missal, memicu konsumen untuk membayar)
* refleksi akuntabilitas
* menyediakan data untuk membuat laporan

Desain dokumen input yang baik:

* judul yang bermakna
* marjin
* ukuran font
* warna
* berat kertas
* nomor urut tercetak untuk dokumen yang sensitif

Tampilan layar komputer untuk entry data yang baik:

* warna yang nyaman di mata user
* memudahkan user dalam menginput data
* perhitungan otomatis
* kursor otomatis berpindah ke elemen data yang mesti diinput oleh user
* pesan kesalahan yang mudah dipahami
* menu help yang tersedia untuk membantu user

Proses

Pemrosesan Input:

* off line (biasanya data diinputkan secara batch). Pemrosesan secara batch relative lebih murah dibandingkan dengan pemrosesan secara online
* on line

Dokumentasi Proses

* System flowcharts
* Computer system flowcharts
* (lihat yang sistem object)

Alternatif pendekatan pemrosesan data:

* Periodic processing approach (sistem batch)
· Sequential updating from batched input
· Sequential updating after online data entry
· Direct updating
* Immediate processing approach (real time processing)

Perbandingan antara periodic processing approach dan immediate processing approach.

Periodic processing approach
Keuntungan:
meningkatkan efisiensi pemrosesan data, khususnya pada saat perusahaan mesti memproses batch yang sangat besar
memungkinkan pengendalian menggunakan total batch untuk menjamin keakuratan dan kelengkapan data yang diproses.
pemanfaatan computer hardware dan software secara ekonomis

Kelemahan:
data dalam master file adakalanya out of date
jika ada kesalahan dalam transaksi maka koreksi atas kesalahan akan tertunda, dan pembetulan mesti menunggu sampai siklus proses berikutnya tiba

Immediate processing approach
Keuntungan:
mampu menyediakan informasi yang uptodate
transaksi dapat segera diedit pada saat transaksi direkam, koreksi atas kesalahan dapat langsung dilakukan tanpa delay

Kelemahan:
membutuhkan hardware dan software yang cukup canggih
sistem yang lebih kompleks
lebih sulit dan lebih kompleks dalam membangun jejak audit

Manajemen Data
Aktivitas utama sebuah sistem informasi adalah transformasi data. Untuk mencapai tujuan tersebut, data mesti direkam, disimpan, diupdate, dimodifikasi, dipanggil ulang –
atau dengan kata lain, dikelola. Data, tidak memiliki nilai (tidak bermanfaat) jika data tersebut tidak terorganisir dengan baik.

Model Data

* Orientasi File
* Orientasi Database (yang saat ini banyak diterapkan)

ORIENTASI FILE
Hirarki data dalam Model Data orientasi File: Elemen data – Record – File

Tipe file:

* Master file (berisi record mengenai suatu entitas, misal: produk, konsumen)
* Transaction File (memuat record mengenai suatu kejadian, seperti penjualan)
* History File (memuat record mengenai transaksi masa lalu, archive file)
* Reference File (table yang berisi data yang diperlukan dalam kalkulasi, seperti table harga produk).

ORIENTASI DATABASE

Hirarki data dalam Database: Elemen Data – records – Tabel – Database

Dokumentasi data dalam sistem database:

* Kamus data (data dictionary). Kamus data memuat informasi mengenai elemen data yang ada di dalam database. Kamus data menyimpan informasi mengenai nama elemen data (field), deskripsi data tersebut, ukuran field, type data, sumber data, dan lain sebagainya.
* Diagram Entity – Relationship. Diagram ini merupakan diagram model data secara konseptual yang menggambarkan entitas dan kaitan antar entitas secara grafis.

Perbandingan Pendekatan Orientasi File dan Orientasi Database

DATA REDUNDANCY
Data yang redundan dapat menyebabkan informasi yang tidak reliable dan mengurangi efisiensi. Peluang terjadinya redundansi data lebih tinggi dalam sistem File.

DATA CONSISTENCY AND STANDARDIZATION
Data yang konsisten akan menghasilkan informasi yang reliable dan meningkatkan efisiensi. Dalam Sistem File, setiap aplikasi memiliki file sendiri-sendiri. Oleh karena itu butuh usaha lebih untuk standardisasi data dan koordinasi data. Data dalam sistem database lebih konsisten dan lebih terstandardisasi.

DATA SHARING DAN INTEGRASI
Data sharing akan mengurangi kebutuhan media penyimpanan. Selain itu, data sharing akan memperkaya informasi yang dihasilkan. Dalam Sistem File, integrasi informasi dari beberapa file membutuhkan pemrosesan lebih lanjut. Derajat sharing lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File.

DATA ACCESSIBILITY
Semakin mudah akses terhadap data, semakin beragam pengguna yang dapat memanfaatkan informasi dari data tersebut. Dalam sistem Database, data yang tersentral memudahkan akses terhadap data. Derajat askesibilitas dalam sistem File lebih rendah.

DATA FLEXIBILITY
Fleksibilitas memudahkan modifikasi terhadap aplikasi. Fleksibilitas dalam sistem Database lebih tinggi, karena organisasi dan manajemen data independent dari aplikasi.

DATA SECURITY
Data sebagai sumber daya perlu diproteksi, untuk menjamin keamanan dan integritas data. Data dalam database relatif lebih rentan dibandingkan dalam sistem File. Peluang untuk kehilangan seluruh data lebih tinggi dalam sistem Database dibandingkan sistem File. Namun, sistem pengamanan dalam DBMS dan sistem backup cukup andal untuk membantu menjaga integritas database.

DATA CAPTURE DAN ENTRY
Sarana perekaman data yang efisien akan meningkatkan keakuratan data dan pengurangan biaya. Dalam sistem File, karena setiap aplikasi mengakses file mereka sendiri-sendiri, ada kalanya satu data yang sama perlu direkam lebih dari satu kali.

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram ~ Sarana Dokumentasi Data dan Pemrosesan Data
Logical DFD (Data Flow Diagram Logika)
Logical DFD menekankan pada data tertentu dan apa yang dilakukan terhadap data tersebut

Simbol dalam DFD:

* Simbol Entitas (segiempat)
* Simbol Proses (lingkaran)
* Simbol simpanan data (dua garis sejajar)
* Simbol aliran data (anak panah)

Konteks Diagram adalah level logical DFD yang paling puncak.
Diagram level zero adalah pecahan dari konteks diagram). Setiap proses dalam diagram level zero ini, akan diberi nomor 1, 2 dan seterusnya.
Level one diagram adalah pecahan dari proses 1, 2 (dst) yang tergambar dalam diagram level zero. Setiap subproses ini akan diberi nomor, 1.1 atau 1.2 dan seterusnya.

Untuk lebih jelas tentang DFD, silahkan baca buku yang mengulas tentang DFD ….. buku apapun, silahkan dibawa untuk diskusi besok Selasa.

SOAL SATU

Rancanglah layout record Master File Mahasiswa (cukup sebutkan nama field, ukuran field dan tipe data). Minimal 10 elemen data (atau field).

SOAL DUA

Tentukan, apakah elemen data (field) berikut ini, akan muncul dalam Master File atau Transaction File, ataukah kedua nya. Jangan lupa, sebutkan, nama File (nama Tabel) nya, di sebelah kanan elemen data tersebut. Lihat contoh, untuk soal 1 (field tanggal ada dalam file transaksi, nama filenya Tabel Penjualan).

1. Tanggal ~ Transaction File ~ Tabel Penjualan
2. Saldo rekening
3. Nomor rekening
4. Jumlah pembayaran
5. Nama konsumen
6. Lokasi penjualan
7. Nomor telepon
8. Deskripsi produk
9. Kode produk
10. Alamat konsumen
11. Nomor faktur penjualan
12. Limit kredit
13. Nama pemasok
14. Kuantitas di tangan
15. Jumlah penjualan per faktur
16. Kode pemasok
17. Kuantitas diterima

Peningkatan Sistem Informasi melalui Teknologi Informasi dan Jaringan
DAMPAK IT TERHADAP SIA
Pemrosesan transaksi yang lebih cepat
tingkat keakuratan yang lebih tinggi dalam penghitungan data
biaya pemrosesan transaksi yang lebih rendah
menghasilkan laporan yang lebih tepat waktu
Penyimpanan data yang lebih ringkas, tetapi mudah diakses pada saat dibutuhkan
Banyak alternative untuk menginputkan data dan menyajikan informasi
peningkatan produktivitas manajer dan karyawan, dalam melaksanakan tanggung jawab dan mengambil keputusan

KONSEP JARINGAN (NETWORK)
Jaringan penting karena:

* banyak perusahaan yang terpisah seara lokasi dan perlu mentransmisikan data secara cepat dan andal
* teknologi komunikasi data telah canggih dan semakin murah

TIPE ARSITEKTUR JARINGAN
Wide Area Network
Local Area Network
Client Server Network

WIDE AREA NETWORK
Centralized WAN
Semua aplikasi dipusatkan di satu area geografis.
Manfaat: sebuah prosesor yang cangguh dapat menangani sejumlah besar transaksi dan memproses berbagai aplikasi. Dengan fasilitas yang terpusat, maka pengendalian menjadi lebih baik.
Kelemahan: jaringan menjadi kurang fleksibel, jaringan menjadi lebih rentan terhadap bencana alam. Memerlukan software yang kompleks dan mahal untuk mengelola data di seluruh jaringan, untuk memberikan penugasan, dlsb. Tidak responsive terhadap kebutuhan pengguna di berbagai remote area.
Centralized WAN cocok diterapkan untuk: bank dengan banyak ATM dan cabang, motel, reservasi pesawat terbang.

Distributed WAN
Computer yang berfungsi penuh digabungkan menjadi satu jaringan.
Manfaat: responsive terhadap kebergaman kebutuhan pengguna sistem. Kegagalan satu computer tidak akan menganggu kinerja jaringan, mudah jika ingin mengganti atau menambah computer baru. Fasilitas jaringan dapat dimanfaatkan secara efisien.
Distributed WAN cocok diterapkan untuk: perusahaan dengan struktur organisasi desentralisasi, dengan diversifikasi operasi dan kelompok pengguna, dan fungsi-fungsi yang terkluster di banyak lokasi. Contoh, pabrikan yang memproduksi multi produk dan perusahaan yang melayani berbagai macam jasa.
Kelemahan: Sulit dalam pengendalian. Setiap lokasi perlu menetapkan level pengendalian sendiri-sendiri. Kesulitan dalam mengkoordinasi sistem komputasi yang independent dan adakalanya tidak kompatibel. Kompatibilitas antar hardware and operating system dapat menjadi kendala dalam transfer data.

LOCAL AREA NETWORK
Jenis: Peer to peer network (setiap workstation berfungsi sebagai klien dan server, tidak ada dedicated server) dan server network (dengan server yang menangani ratusan workstation, lebih sulit diimplementasikan, tetapi relative lebih aman bagi pengguna). Contoh: file server, database server, print server, communication server, dan transaction processing server.
Manfaat LAN: memudahkan pengguna dalam berbagi sumber daya teknologi informasi, memudahkan komunikasi antar karyawan dan manajer, cukup fleksibel (mudah menambah atau menyingkirkan computer baru ). Lebih murah dibandingkan sistem standalone. Dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Memudahkan akses terhadap layanan sistem. Memudahkan komunikasi antara manajder dan karyawan.

CLIENT/SERVER NETWORK
Model logika komputasi yang memproses aplikasi dalam sebuah jaringan local. Dalam model ini, pemrosesan dipisahkan antara workstation (klien) dan server. Pemrosesan aplikasi secara optimal dialokasikan ke sumberdaya jaringan yang dapat menangani proses dengan lebih efisien, apakah itu klien, server ataukah klien dan server.

TOPOLOGI JARINGAN
Star configuration, semua workstation dihubungkan dengan server jaringan terpusat.
Ring configuration, sebuah jaringan workstation yang tertutup.
Bus configuration. Dengan bus configuration, setiap workstation independent, sehingga kerusakan pada salah satu computer tidak akan mempengaruhi kinerja jaringan.
Hybrid

SISTEM DATA DAN PEMROSESAN SKALA ENTERPRISE
Online Transaction Processing.
Data Marts dan Data Warehouse.

Online Transaction Processing (OLTP)
Pada saat transaksi direkam (sebagai input), saat itu juga bagian database yang terkait diupdate secara realtime. OLTP Enterprise Resource Planning (ERP) mengotomatisasi aplikasi keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, distribusi, dan produksi. Sebelum modul ini diterapkan, perusahaan harus memodifikasi proses bisnis agar proses bisnis tersebut sesuai dengan aplikasi ERP. JAdi perusahaan dipaksa untuk melakukan rekayasa proses bisnis.

Data Marts dan Data Warehouse.
Data Marts adalah penyimpanan data pendukung keputusan dalam sebuah database untuk memenuhi kebutuhan satu bagian dari perusahaan. Data Warehouse adalah penyimpanan data pendukung keputusan dalam sebuah database yang terintegrasi untuk seluruh perusahaan secara keseluruhan. Datamarts atau data warehouse memuat file-file database yang terintegrasi yang diturunkan dari sistem ERP dan data non relasional yang diperoleh dari sumber lain (seperti penelitian pasar, laporan kredit, artikel Koran, dlsb). Data dalam data marts dan data warehouse disimpan per subyek.

Datamining adalah satu teknik untuk menemukan pola dan kaitan antar item data dalam database. Contoh: seorang pengguna dapat menggunakan aplikasi statistic untuk menganalisis variabel yang menentukan kenaikan atau penurunan laba di sebuah supermarket. Model yang ditemukan berguna untuk memprediksi laba toko di masa yang akan datang.

Data Marts dan Data Warehouse juga dapat diimport oleh pengguna untuk analisis. Pengguna dapat menggunakan data untuk menghasilkan berbagai jenis laporan dan analisis.

SISTEM ANTAR ORGANISASI
Internet Commerce dan Electronic Commerce
Point of Sales System
Electornic Fund Transfer System
Electronic Data Interchange System

Internet Commerce dan Electronic Commerce
Internet Commerce adalah pemakaian internet untuk melakukan pertukaran data elektronik antar partner dagang. Electronic Commerce memiliki konsep yang lebih luas. Pemakaian berbagai jenis jaringan, termasuk internet, untuk membantu perusahaan dalam melaksanakan tanggung jawabnya. E-commerce tersebut mencakup aktivitas seperti, membuat situs web untuk mengiklankan produk, untuk mengungkapkan profil perusahaan, untuk melakukan konferensi jarak jauh, untuk melacak order, untuk mempercepat pengiriman produk, untuk mengumumkan lowongan kerja yang ada. Manfaat E Commerce bagi perusahaan antara lain, meningkatkan profitabilitas dan produktivitas, memperluas pangsa pasar, merampingkan operasi perusahaan, serta mengotomatisasi layanan ke konsumen.

Point of Sales System
Sistem POS berguna untuk mempercepat layanan ke konsumen, mengurangi biaya, mengefisienkan pemrosesan pesanan, dan meningkatkan pengambilan keputusan. Terminal POS merupakan sistem pemrosesan transaksi secara realtime, merekam transaksi penjualan pada saat terjadinya transaksi, dengan menginputkan data ke dalam sisem ataupun dengan scanner. Semua terminal POS terkoneksi dengan prosesor sentral.

Electronic Fund Transfer System
Electronic Fund Transfer System menstransmisi dan memproses transaksi konsumen yang terkait dengan dana. Sistem ini berbeda dengan sistem perbankan tradisional, karena transfer dana diselesaikan secara elektronik, tidak lagi menggunakan cek kertas. Konsumen tidak hanya menyetorkan dana dan menarik dana secara elektronik tetapi juga mentransfer uang secara elektronik.

Electronic Data Interchange System
Electronic Data Interchange memfasilitasi peralihan informasi transaksi bisnis dari sebuah computer dalam sebuah perusahaan ke computer di perusahaan lain. Pihak yang terlibat dalam pertukaran informasi tersebut disebut partner. Contoh partner adalah distributor, pabrik dan pemasok.

Contoh EDI:
Paket aplikasi yang dapat mengkonversi dokumen, seperti order pembelian, faktur, surat pengiriman barang, dan surat muat menjadi bentuk web yang dapat ditransmisikan secara elektronik antar partner dagang.

PROBLEM
Teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh sebuah perusahaan antara lain:

* E-commerce
* Internet
* Data marts dan data warehouse
* Arsitektur client-server

Question

* Bagaimana sebuah perusahaan yang menyediakan lokasi untuk pemancingan, untuk berkemah, untuk berlayar, dan untuk berbagai aktivitas outdoor yang lain, memanfaatkan teknologi informasi yang telah disebutkan di atas?
* Bagaimana sebuah hotel dengan 100 tempat tidur memanfaatkan teknologi informasi yang telah disebutkan di atas?

Lingkungan Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi
Lingkungan bisnis sebagai sebuah system.

Karakteristik Sistem dari sebuah Perusahaan

* Memiliki tujuan
* Ada lingkungan di sekitar perusahaan
* Ada kendala atau batasan (mis: keterbatasan pangsa pasar atau keterbatasan sumber daya yang dikuasai)
* Input-Proses-Output
* Feedback
* Pengendalian
* Setiap system memiliki subsistem

Struktur organisasi dalam Perusahaan
Struktur organisasi merupakan sarana bagi manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasi serangkaian aktivitas dan operasi dalam perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan distribusi wewenang dan tanggung jawab setiap manajer.

Ragam struktur organisasi

* Struktur hirarki

* Struktur matriks (kombinasi fungsional dan orientasi project)
* Struktur desentralisasi (wewenang didelegasikan ke manajer level menengah dan level rendah)
* Struktur jaringan
* Struktur organisasi menentukan aliran data transaksi secara horisonal. AIS harus memastikan bahwa langkah pencatatan transaksi seirama dengan departemen organisasi yang menangani transaksi tersebut.

Sistem Operasi
Sistem operasi adalah sekumpulan proses fisik (aktivitas, operasi atau proses bisnis), untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa. Berikut dapat dilihat contoh sistem operasi dalam perusahaan manufaktur.

Contoh transaksi bisnis:

* Memesan barang dagangan
* Menerima barang dari pemasok
* Menyimpan barang
* Membayar utang

Siklus transaksi:
Sekelompok transaksi bisnis dalam sebuah perusahaan.
Contoh siklus transaksi dalam sebuah perusahaan konsultan

Problem

1. Jelaskan karakteristik sistem sebuah sekolah menengah.
2. Jelaskan sistem operasional sebuah sekolah menengah.
3. Jelaskan struktur organisasi sebuah sekolah menengah.
4. Jelaskan, bagaimana perbedaan lingkungan perusahaan dapat menyebabkan perbedaan dalam sistem informasi kedua perusahaan berikut ini. Toko emas versus reservasi pesawat terbang.
5. Identifikasi transaksi bisnis yang terjadi dalam sebuah bank.

Konsep Sistem Informasi Akuntansi
Alasan belajar Sistem Informasi Akuntansi

* Programmer SIA perusahaan
* Database Administrator di Perusahaan
* Auditor Sistem Informasi

INFORMASI merupakan satu hal yang sangat penting bagi organisasi modern.

Contoh:

* Informasi laba dan rugi perusahaan pada satu periode tertentu
* Informasi tingkat biaya per produk penting dalam menentukan harga jual produk
* Informasi besarnya piutang per konsumen, penting untuk menagih piutang
* Dlsb.

Definisi Accounting Information System

ACCOUNTING

* Pencatatan data ekonomi
* Maintainance data
* Penyajian informasi keuangan (berguna untuk mengetahui kinerja operasi bisnis dalam suatu periode)

INFORMASI

* Laporan laba rugi
* Laporan umur piutang
* Tagihan untuk konsumen

SISTEM

Sekelompok bagian yang saling berinteraksi yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

AIS: Sekelompok struktur dalam sebuah entitas yang mengelola sumber daya fisik dan sumber daya lain untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, agar dapat memenuhi kebutuhan informasi berbagai pihak.

TUJUAN AIS

1. Mendukung kegiatan operasi sehari-hari (Transaction Processing System)
User dari AIS, terkait dengan TPS:
INTERNAL: manajer dan employee
EKSTERNAL: konsumen (tagihan), pemasok (order pembelian dan cek), karyawan (cek gaji), bank (lap keu dan pembayaran utang)

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh pengambil keputusan internal
Misal: keputusan untuk membeli atau membuat sendiri

3. Memenuhi kewajiban terkait dengan pertanggungjawaban perusahaan
Misal: membayar pajak ke Negara, menyusun laporan keuangan (bagi perusahaan yang go public)

Fungsi2 dalam mentransformasi data menjadi informasi

* Pengumpulan data
* Maintenance data: mengklasifikasikan, mengcopy, mensortir, mengelompokkan, menggabungkan, melakukan penghitungan, meringkas, dan membandingkan.
* Mengelola data
* Mengendalikan data, dengan dua tujuan 1) mengamankan harta kekayaan organisasi, dan 2) memastikan bahwa data yang direkam adalah data yang akurat dan lengkap dan diproses secara benar.
* Proses menghasilkan informasi

Sub System AIS

* Siklus buku besar dan pelaporan keuangan
* Siklus penjualan
* Siklus pengeluaran
* Siklus konversi
* Siklus manajemen sumber daya manusia

Peran Sistem Informasi dalam Menciptakan Nilai

* Meningkatkan efisiensi
* Meningkatkan keakuratan dan kekinian (up-to-date) catatan perusahaan
* Meningkatkan kualitas produk dan jasa
* Meningkatkan kualitas perencanaan (penyusunan anggaran) dan pengendalian

SOAL

1. Jelaskan tujuan SIA untuk sebuah persewaan VCD
2. Transaksi apa saja yang terjadi dalam sebuah persewaan VCD
3. Sebutkan pengguna output SIA dalam sebuah persewaan VCD
4. Sebutkan laporan yang bisa dihasilkan oleh sebuah SIA dalam persewaan VCD

SIKLUS HIDUP SISTEM
(SYSTEMS LIFE CYCLE)

General Systems Life Cycle (GSLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik
sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase
tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Development (introduction)
b. Growth
c. Maturity
d. Deterioration (decline)
Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut :

|
| +—————+\
| /: : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : :
| /——–+/ : :
| / I : II : III : IV
|/ : : :
+—————————————————————
Development Growth Maturity Deterioration

Gambar 4.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)

Information Systems Life Cycle (ISLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi.
Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Systems Development (Design)
b. Systems Implementation
c. Systems Operation (Maintenance)
d. Systems Obsolescence
Apabila digambarkan, ISLC akan terlihat seperti berikut :

|
| +—————+\
| /: : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : :
| /——–+/ : :
| / I : II : III : IV
|/ : : :
+—————————————————————
Systems Systems Systems Operation Systems
Development Implementation (Maintenance) Obsalescence
(Design)

Gambar 4.2 : Information Systems Life Cycle

Systems Development Life Cycle (SDLC)

SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah
dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan
utama, yaitu :
a. Analysis
b. Design
c. Implementation
Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan
hasil kegiatannya (deliverable).
Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkah yang
lebih rinci dapat digambarkan seperti berikut :

+———————————————————————+
: ANALYSIS : DESIGN : IMPLEMENTATION :
+———————————————————————+
: :
+—————+ : :
+–>: Problem : : :
| : Detection : : :
| +—————+ +———–+ +———–+
+———> | | : | | : |
| +—————+ | : +—————+ | : +—————+
| : Initial : | : : Output : | : : Programming / :
| : Investigation : | : : : | : : test :
| +—————+ | : +—————+ | : +—————+
+———> | | : | | : |
| +—————+ | : +—————+ | : +—————+
| : Requirements : | : : Input : | : : Training / :
| : Analysis : | : : : | : : Other :
| +—————+ | : +—————+ | : +—————+
+———> | | : | | : |
+—————+ | : +—————+ | : +—————+
: Generation of : | : : Files :–+ : : System :
: Alternatives : | : : : : : Change Over :
+—————+ | : +—————+ : +—————+
| | : :
+—————+ | : :
: Selection of :–+ : :
: Proper System : : :
+—————+ : :

Gambar 1 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle (SDLC)

ANALYSIS
Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :
a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah
tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar
untuk memperbaiki sistem
b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.
c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini
d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :

1. Problem detection
a. Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin
berkurang manfaatnya (memburuk).
b. Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi
dalam sistem.

2. Initial investigation
a. Tujuan : Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerah-
daerah yang menimbulkan permasalahan.
b. Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

3. Requirement analysis (determination of ideal systems)
a. Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem
informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan
menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem
yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).
b. Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

4. Generation of system alternatives
a. Tujuan : Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem dalam
mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan
sistem idealnya.
b. Hasil : Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan
digunakan untuk memperbaiki sistem.

5. Selection of proper system
a. Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan
menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif
sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada
management.
b. Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem.

DESIGN
Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk :
a. Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang
dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang
terbaik.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

6. Output design
a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.
b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

7. Input design
a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke
sistem informasi.
b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

8. File design
a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam
sistem informasi.
b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi file.

IMPLEMENTATION
Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :
a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang
sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.
b. Mengimplementasikan sistem yang baru.
c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

9. Programming & testing
a. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan
operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman
tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan
semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.
b. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

10.Training
a. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,
persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang
berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem).
b. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan
sebagainya.

11. System changeover
a. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem
informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).
b. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,
Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa
baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem
informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah.
c. Perubahan prosedur operasional.

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang
meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke
sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari
programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk
perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

1. Relevansi (relevancy).
2. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
3. Ketepatan waktu (timeliness).
4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost).
5. Efisiensi (eficiency).
6. Dapat dipercaya (reliability).
7. Kegunaan (usability).

Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan
managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat
digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

* Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
* Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
* Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
* Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
* Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.
Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya
80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

* Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
* Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
* Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.

Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field
harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara
lain :

* Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.
* Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
* Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
* Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya.
Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika
informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

* Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
* Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
* Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
* Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
* Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya
waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian
akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan
pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi
merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.
Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja,
tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan
keuntungan sistem informasi yang didapat.

Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit
sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan
mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan
$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
——- = 20%
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

* Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).
* Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
* Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
* Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
* Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers).
* Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan
memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah
reliabilitas, antara lain :

* Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
* Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
* Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
* Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
* Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
* Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai
dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah
dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem,
antara lain :

* Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
* Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
* Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
* Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang
tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.
Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya
(to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)
sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan
terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems
backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat
terjadi :
1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).
2. Penurunan kinerja (decreasing performance).
3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).
4. System downtime.
5. Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

* Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).
* Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
* Kenaikan biaya (increased costs).
* Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :
a. Keluhan pemakai (user complaints).
b. Perhatian top manajemen (top management concerns)
c. Penunjuk jalan (scouting).
d. Pengawas pemakai (user surveys).
e. Pengawas (audits).
f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan
oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).
Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius
untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu
untuk dilakukan.
Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:
1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem
nature).
4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :
a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.
b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.
c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai
dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah
sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

Daftar Pustaka

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.

Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.

Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.

Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.

Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.

Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.

Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.

Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.

Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:

Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.

Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.

Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001: 4) adalah

Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.

KemudianMarom (2002:1) menyatakan bahwa

Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.

2.A.2. Pengertian Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.

Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.

Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:

Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.

Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

2.A.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa:

Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.

Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan

Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah

Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.

Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.

Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

2. Kartu jam hadir

3. Kartu jam kerja

4. Daftar gaji dan upah

5. Rekap daftar gaji dan upah

6. Surat pernyataan gaji dan upah

7. Amplop gaji dan upah

8. Bukti kas keluar

Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.

Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.

Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.

Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.

Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.

3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.

Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:

1). Jurnal umum;

2). Kartu harga pokok produk;

3). Kartu biaya;

4). Kartu penghasilan karyawan.

Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah

Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.

Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1). Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi akuntansi; 5). Fungsi keuangan.

Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.

5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.

Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.

Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang

Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.

Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:

1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:

a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru.

b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.

c). Memasang advertensi.

2. Mengadakan interview.

3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:

a). Mencari data pribadi karyawan.

b). Menyelenggarakan tes kesehatan

c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.

4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:

a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.

b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.

c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.

d). Membuat catatan sejarah karyawan

e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan

Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:

1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;

2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;

3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;

4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.

Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:

1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;

2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;

3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.

Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:

1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;

2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;

3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;

4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji

3. Prosedur distribusi biaya gaji

4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

5. Prosedur pembayaran gaji

Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pencatatan waktu gaji.

3. Prosedur pembuatan daftar upah.

4. Prosedur distribusi biaya upah.

5. Prosedur pembayaran upah

Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).

Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).

6. Unsur Pengendalian Intern

Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.

Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.

Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:

1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.

2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.

3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.

Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.

4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1999. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Yogyakarta: BPFE

Fakultas Ilmu Sosial. 2005. Pedoman Penulisan Skripsi Mahasiswa Program S1. Medan: Universitas Negeri Medan.
Jusup, Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta:STIE YKPN.
Kusnadi, dkk. 2000. Pengantar Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT. Grafindo.
Marom, Chairul. 2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta: PT. Grafindo.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Neunar, Jhon. J. W. 1997. Sistem Akuntansi (Accounting System Inflation). Edisi Kelima. English Edition Newyork.Richard D Irwin Inc.

Niswonger, Rollin, C at al. 1999. Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait, Alfonsus, dkk. Jakarta: Erlangga.

Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Erlangga

Pengertian Sistem dan Prosedur
Definisi Sistem dan Prosedur menurut Richard F. Neuchel dalam bukunya yang berjudul Manajemen by System, “Sistem adalah suatu jaringan sejumlah prosedur yang saling berhubungan yang dikembangkan sesuai dengan suatu pola (rencana) guna melaksanakan aktivitas utama perusahaan” (R.Soemita Adi Kusuma, 1985:2).
Suatu prosedur adalah operasi tulis menulis yang berurutan yang biasanya menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian, guna menjamin keseragaman pelaksanaan suatu transaksi perusahaan yang berulang-ulang. (R. Soemita Adi Kusuma,2)

Pengertian Kas
Kas merupakan elemen aktiva yang paling likuid dan hampir semua transaksi pada akhirnya akan berhubungan dengan kas.

Kas didalam pengertian akuntansi didefinisikan sebagai alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. (Zaki Baridwan,1980:4)

Pernyataan di atas dapat dikemukakan bahwa kas merupakan alat pertukaran yang berupa uang atau yang dapat dipersamakan dengan uang baik yang ada di perusahaan maupun yang ada di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu tanpa mengurangi nilai nominalnya. Kas sangat mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang tepat terhadap kas dengan menerapkan sistem pengendalian intern yang baik.

Pengertian Pengendalian Intern
Pengertian pengendalian intern menurut American Institute Of Certified Public Accountan didefinisikan sebagai pengawasan intern, dimana :
Pengawasan intern meliputi struktur organisasi , semua metode dan pengukuran yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan, untuk melindungi aktiva, menjaga ketelitian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. (Wing Wahyu Winarno,1994:88)

Tujuan Sistem Pengendalian Intern adalah :
a. Menjaga Kekayaan dan Catatan Akuntansi
b. Memeriksa Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi
c. Mendorong Efisiensi
d. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen

Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang atau dari penjualan secara kredit. Dibawah ini akan dibahas mengenai kedua sistem akuntansi penerimaan kas tersebut.
a. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu :
1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales.
2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales ( COD sales ).
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu :
1. Fungsi Penjualan
2. Fungsi Kas
3. Fungsi Gudang
4. Fungsi Pengiriman
5. Fungsi Akuntansi

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dalam penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu , namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
5. Kuantitas produk yang yang dijual.
6. Otorisasi jabatan yang berwenang.
(Mulyadi, 1993:464-465)

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Faktur Penjualan Tunai
2. Pita Register Kas
3. Credit Card Sales Slip
4. Bill Of Lading
5. Faktur Penjualan COD
6. Bukti Setor Bank
7. Rekap Harga Pokok Penjualan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Penerimaan Kas
3. Jurnal Umum
4. Kartu Persediaan
5. Kartu Gudang

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Prosedur Order Penjualan
2. Prosedur Penerimaan Kas
3. Prosedur Penyerahan Barang
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi .
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
4. Penerimaan order dari pembeli diotorisai oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

Praktek yang Sehat
9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
( Mulyadi, 1993 : 472 – 473)

b. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan :
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet).
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut :
1. Melalui penagihan perusahaan
2. Melalui pos
3. Melalui lock box collection plan

Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu :

1. Fungsi Sekretariat.
Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
2. Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi Kas
Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan). Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut dengan segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern
Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi akuntansi.

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :
1. Surat Pemberitahuan
2. Daftar Surat Pemberitahun
3. Bukti Setor Bank
4. Kuitansi

Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang disajikan sebagai berikut :
Organisasi
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet).
4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang ) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.

Praktek yang Sehat
6. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).
8. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan ), harus diasuransikan (cash in safe dan cash in transit insurance).
(Mulyadi, 1993 : 492-493)

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pembayaran dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. (Zaki Baridwan, 1980 : 63). Seperti halnya ongkos transport atau unit keperluan sehari-hari dimana pembayaran dengan cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan menjadi tertunda, membosankan, dan beban pencatatannya mahal. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab untuk membayar biaya yang relatif kecil dan meminta pengisian kembali dari kas besar.

Metode yang digunakan dalam penyelenggaraan kas kecil ada dua, yaitu sebagai berikut :
1. Metode Fluktuasi
Dalam metode ini pembentukan dana kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga saldo rekening kas kecil selalu berubah. Dalam pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sesuai dengan keperluan (tidak berdasarkan jumlah pengeluaran sebelumnya) dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

2. Metode Imprest
Pembentukan dana kas kecil dengan metode ini dilakukan dengan cek dan dicetak dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak berubah sesuai yang ditetapkan, kecuali jika saldo yang ditetapkan itu dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal tetapi hanya dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi sebagai arsip sementara oleh pemegang kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti penggeluaran ini dicap “telah dibayar” agar tidak digunakan lagi. Pengisian ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.

Pengeluaran kas dengan menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, yaitu :
a. Dengan digunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.
b. Dilibatkannya pihak luar dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas.
c. Bagi perusahaan yang mengeluarkan cek, pengembalian cancelled check digunakan sebagai tanda terima dari pihak yang menerima pembayaran. Check Issuer secara otomatis menerima tanda penerimaan kas di pihak yang menerima pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Bukti Kas Keluar
2. Cek
3. Permintaan cek

Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Jurnal Pengeluaran Kas
2. Register Cek
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas
Apabila suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang.
2. Fungsi Pencatat Utang
Bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen terebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi sebagai buku pembantu.
3. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
4. Fungsi Akuntansi Biaya
Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
5. Fungsi Akuntansi Umum
Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register.
6. Fungsi Audit Intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta unsur praktek yang sehat yang disebutkan di bawah ini :
Organisasi
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Transasksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang
4. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwewenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang dan yang dilampiri dengan dokumen mendukung yang lengkap.

Praktek yang Sehat
6. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
8. Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.
11. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12. Kas yang ada di tangan (cash insafe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) di asuransikan dari kerugian.
13. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance).
14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room).
15. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa.
(Mulyadi, 1993 : 519-520)

KONSEP DASAR SISTEM

Terdapat dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekataan:

Prosedur : “Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Prosedur adalah “rangkaian operasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi- transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Penekanan pada elemen/komponennya : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”

Kedua definisi tersebut benar dan tidak saling bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen/komponen- komponen/subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Misalnya sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan sebagainya.

Komponen-komponen/subsistem-subsistem tersebut tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri, tetapi subsistem-subsistem tersebut saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan/sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :
a. Komponen-Komponen (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Contoh di dalam sistem komputer, masukan perawatan adalah program, masukan sinyal adalah data.
c. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang berguna
d. Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Contoh : sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan- laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
e. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Tertentu (Deterministic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh: Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya. Sistem penggajian, dan lain-lain.
b. Sistem Probabilistik (Probabilistic System)
Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem). Contoh: sistem pemasaran
c. Sistem Terbuka (Open System)
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Contoh: Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi (bisnis dalam menghadapi persaingan pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).
d. Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya
Contoh: reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup
e. Relatively Closed Sistem
Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu.
Contoh: Sistem komputer (sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya, tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem)
f. Artificial System
Sistem yang meniru kejadian dalam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam. Contoh: Sistem Artificial Intelligence, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir. Sistem robotika dan lain-lain.
g. Natural System
Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Contoh: laut, tata surya dan lain-lain.
h. Manned Sistem
Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut:
– Sistem Manusia – Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia
– Sistem Manusia – Mesin, Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan
– Sistem Mesin – Mesin, sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.

Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode “Relatively Closed dan Deterministic System”, karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program komputer biasanya “Relatively Closed dan Deterministic System“, tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah “Open dan Probabilistic System”.

JENIS SISTEM

Pada dasarnya sistem dibagi dua jenis, yaitu sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya; kedua, sistem buatan manusia seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya.

Sistem alami terbagi menjadi dua yaitu sistem fisik seperti sistem molekul, luar angkasa dan sistem kehidupan seperti sistem tumbuhan, sistem manusia dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia umumnya dibagi berdasarkan spesifikasi tertentu seperti sistem sosial (hukum, doktrin), sistem organisasi (perpustakaan), sistem transportasi (jaringan jalan raya, kanal, udara, lautan), sistem komunikasi (telepon,teleks, sinyal asap), sistem produksi (pabrik) dan sistem keuangan (akuntansi, inventori, buku besar).

Sistem yang akan dipelajari adalah sistem yang terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu/lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras (CPU, disk, terminal, prnnter, tape dan lain-lain); perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi dan lain-lain); personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivits manual yang mendukung sistem); data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu) dan prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumah kategori, yaitu:
a. On-line systems, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area dimana mereka dimasukan dan menghasilkan keluaran (yang dapat berupa hasil komputasi) idi area, dimana mereka diperlukan. Area sendiri dapat terpisah-pisah dalam skala misalnya kilometer, biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, perbankan dan lain-lain.
b. Real-time systems, sistem yang mekanisme pengontrolan, perekaman data dan pemrosesan yang sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. perbedaannya dengan sistem on line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalam skala detik. Digunakan untuk sistem airport traffic controller, peluru kendali dan lain-lain. Perbedaan lainnya; on line biasanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real- time berinteraksi dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
c. Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transksi organisasi seara harian, membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisis tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemesanan dan lain-lain. Sistem ini tidak hanyam erekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisis statistik dan menampilkan informasi dalm bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
d. Knowledge-based systems, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunkan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

PELAKU SISTEM

Pelaku sistem terdiri dari tujuah kelompok, yaitu:
a. Pemakai
Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptkaan untuk pemakai dan melalui komunikasi denganp mekai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terakhir.Pada umumnya pemakai dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :
– Operasional, yang penting adalah bagaimana warnanya, seperti apa perangktaa masukannya dan hal spesifik lainnya (umumnya user tidak akrab dengan sistem seara keseluruhan dan cenderung lebih keraah sistem secara detil)
– Pengawas, yang penting bagaimana mereka dapat mengawasi sistem bekerja dan bagaimana performansi pemakai operasionl mengoperasikan sistem.
– Eksekutif, secara umum mereka tidak terlalu akrab dan terkait secara langsung dengan pengembanan sistem. Biasanya lebel ini lebih berminat pada ynaga sifatnya strategic dan konsep sistem secara global, misalnya kesempatan untuk berkompetisi, produk baru yang bisa mereka dapatkan dari sistem baru.

b. Manajemen
Umumnya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai (menangani pemakaian dimana sistem baru diteapkan), manajemen sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri) dan manaemen umum (yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan).
c. Pemeriksa
Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemerika biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran standar yang dikembangan pda banyak perusahaan sejenis.
d. Penganalisa Sistem
Fungsi-fungsinya adalah: sebagai arkeolog (yang menelussuri bagaimana sebeanrnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama), inovator (membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain), mediator (menjalankan fungsi komunikasi dari semua level yaitu pemakai, manajer, pemrogarm, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum mempunyai sikap dan cara pandang yang sama), pimpinan proyek (sebagai personil yang lebih berpengalaman dari pemrogram dan ditunjuk dalam pekerjaan lebih dulu sebelum pemrogram bekerja)
e. Pendesain Sistem
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu), yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak diformulasikan oleh pemrograman.
f. Pemrogram
Setelah penganalisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja.
g. Personil Pengoperasian
Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misanya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up. Kadang-kadang pelaku sistem ini memang tidak diperlukan karena sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan kualifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

INFORMASI

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.

Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat
terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Di samping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat/berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah/metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Data VS Informasi

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi
b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian- kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut;

Di dalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur- faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai:
a. Laporan penjualan dari setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus.
b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.
c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak/kurang laku terjual.

Definisi Informasi
Terdapat beberapa definisi informasi, antara lain:
a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
b. Sesuatu yang nyata/setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan/kejadian. Contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
c. Menggorganisasikan data untuk membantu dalam pengambilan keputusan tertentu/untuk tindakan di masa yang akan datang/bukan berupa suatu tindakan untuk mencapai tujuan perusahaan (pilihan ini disebut juga dengan business decision making).

PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)

Pengolahan data merupakan masa/waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :
✔ Data input
a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F).
c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (informasi yang mungkin dibutuhkan untuk di masa yang akan datang)

✔ Data transformation
a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
c) Classifying data group-group tertentu :
– Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).
– Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending).
– Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan).
– Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

✔ Information Output
a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor/cetakan.
b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.
c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

SIKLUS INFORMASI

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi/dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,

Dari keputusan/tindakan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle) /siklus pengolahan data (data processing cycles)

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal, yaitu :

a. Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan
* How is the message used for problem solving (decision masking) ?

b. Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias/menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan/kesengajaan sehingga merusak/merubah data-data asli tersebut.
Komponen akurat :

b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
b.2) Correctness ; Are message items correct ?

b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems users ?

c. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan/dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal/kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
* How quickly is input transformed to correct output ?

d. Ekonomis (Economy)
* What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?

e. Efisien (Efficiency)
* What level of resources is required for each unit of information output ?

f. Dapat dipercaya (Reliability)

Nilai Informasi

Nilai informasi ditentukan dari: Manfaat (use) dan Biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness/cost benefit.

Informasi dan Tingkat Manajemen

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:
a. Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Sistem Informasi
Dapat didefinisikan sebagai:
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen- komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

Manfaat Sistem Informasi
a. Organisasi; Untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
b. Bank; Untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
c. Perusahaan; Untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.

Tahapan dalam menganalisis sistem :
a. Definisikan masalahnya
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.

b. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem.
– Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?
– Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan?
– Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir serta apa rumusan pengembangannya ?

c. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal tersebut dapat diterapkan ?.
d. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
e. Terapkan alternatif tersebut.
f. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.

GLOBALISASI EKONOMI

Pengaruh globalisasi ekonomi terhadap para pemain dalam permainan sistem:
– Sistem informasi dan aplikasi komputer harus diinternasionalkan.
– Kebanyakan sistem informasi pada akhirnya memerlukan konsolidasi informasi untuk analisis performa dan pembuatan keputusan.

a. E-Commerce dan E-Business
Sebagai akibat dari globalisasi dasn meluasnya internet, bisnis berubah atau memperluas model bisnis untuk mengimplementasikan electronic commerce (e-commerce)/perdagangan elektronik dan electronic business (e- business)/bisnis elektronik. Internet secara fundamental mengubah aturan-aturan pelaksanaan bisnis.

Ada tiga tipe dasar aplikasi sistem informasi yang e-commerce dan e-business-enabled:
1. Pemasaran image, produk dan layanan perusahaan aaslah bentuk sederhana aplikasi perdagangan elektronik. Web hanya digunakan untuk “memberikan informasi” kepada pelanggan mengenai produk, layanan dan kebijakan.
2. Perdagangan elektronik business to consumer (B2C), bisnis ke konsumen mencoba untuk menawarkan saluran distribusi produk dan layanan tradisional yang baru dan berbasis web.
3. Perdagangan elektronik business to business (B2B), bentuk perdagangan elektronik yang paling kompleks dan pada akhirnya dapat berkembang menjadi bisnis elektronik-pemrosesan yang lengkap, tanpa kertas, dan digital terhadap semua transaksi bisnis secara virtual yang muncul di dalam dan di antara bisnis.

b. Keamanan dan Privasi
Bersamaan dengan tumbuhnya ekonomi digital, masyarakat dan organisasi mengembangkan kesadaran tinggi akan isu keamanan dan privasi yang dilibatkan dalam ekonomi saat ini. Hal yang berhubungan dengan keamanan adalah isu privasi. Pelanggan semakin menginginkan privasi dalam ekonomi digital. Kunjungi sebuah situs web, hampir setiap bisnis sekarang memiliki kebijakan privasi. Selagi sistem informasi dikembangkan dan diubah maka, akan semakin diharapkan untuk memasukkan kontrol keamanan dan privasi yang lebih ketat. Mekanisme keamanan dan privasi akan menjadi subjek audit internal yang menjadi hal rutin dalam sistem yang mendukung atau berinteraksi dengan sistem finansial.

c. Kolaborasi dan Rekanan
Kolaborasi dan rekanan adalah tren bisnis signifikan yang mempengaruhi aplikasi system informasi. Di dalam organisasi, manajemen menekankan perlunya menghancurkan dinding yang memisahkan departemen dan fungsi organisasi. Tren kolaborasi juga berkembang untuk melibatkan organisasi lain – kadang-kadang para pesaingnya juga. Organisasi memilih untuk berkolaborasi secara langsung sebagai rekan kerja dalam usaha bisnis yang masuk akal secara bisnis. Microsoft dan Oracle menjual system manajemen database yang kompetitif. Akan tetapi, Microsoft dan OPracle juga bekerja sama untuk memastikan bahwa aplikasi Oracle juga dapat dioperasikan pada database Microsoft.

d. Manajemen Aset Pengetahuan
Pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana memperoses data mentah menjadi informasi yang berguna. Sistem informasi mengumpulkan data mentah dengan meng-capture fakta bisnis (mengenai produk, karyawan, pelanggan dan sejenisnya) dan memproses transaksi bisnis. Data dikombinasikan, difilter, diorganisasikan dan dianalisa untuk menghasilkan informasi untuk membantu manajer merencanakan dan mengoperasionalkan bisnis. Pada akhirnya, information disaring oleh orang untuk menghasilkan knowledge/pengetahuan dan keahlian.

Kebutuhan manajemen asset pengetahuan akan berdampak pada berbagai bidang sistem informasi. Selagi sistem informasi baru dibangun, maka akan semakin diharapkan untuk fokus pada integrasi data dan informasi yang dapat membuat dan memelihara pengetahuan dalam organisasi.

e. Continous Improvement dan Total Quality Management
Sistem informasi mengotomatisasi dan mendukung proses bisnis. Dalam usaha untuk terus-menerus memperbaiki proses bisnis. Continous Process Improvement memeriksa proses bisnis untuk mengimplementasikan serangkaian perubahan/perbaikan. Perubahan ini dapat mengakibatkan terjadinya efisiensi/peningkatan keuntungan dan nilai. Seseorang yang menganalisa suatu sistem akan dipengaruhi oleh perbaikan proses yang berkesinambungan dalam mendesain/mengimplementasikan sistem informasinya. Sedangkan, Total Quality Management merupakan suatu pendekatan yang komprehensif untuk memfasilitasi perbaikan dan manajemen kualitas dalam sebuah bisnis.

f. Desain ulang proses bisnis
Banyak sistem informasi mendukung/mengotomatisasi proses bisnis. Banyak bisnis telah belajar bahwa proses-proses bisnis tersebut secara mencolok tidak efisien dan atau berbiaya besar. Banyak proses bisnis yang terlalu birokratis dan semua langkah mereka tidak benar-benar mengkontribusikan nilai ke bisnis. Sayangnya system informasi hanya mengotomatisasi banyak hal yang tidak efisien ini. Oleh karena itu dibutuhkan suatu desain ulang proses bisnis.

g. Aplikasi Enterprise
Secara virtual, semua organisasi besar dan kecil, mensyaratkan satu set inti untuk melaksanakan bisnis. Seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Kebanyakan bisnis aplikasi inti terdiri dari manajemen finansial, manajemen SDM, pemasaran dan penjualan dan manajemen operasi (kontrol inventaris dan/ manufaktur). Saat ini aplikasi-aplikasi tersebut disatukan dalam satu aplikasi yang dikenal dengan nama aplikasi enterprise.Tren terhadap aplikasi enterprise ini secara signifikan berdampak pada analisis dan desain sistem.

Sistem Pengendalian Intern

Pengertian Sistem Pengendalian Intern

American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) mendefinisikan pengendalian intern yang dikutip oleh Feriyanto (2002:37) adalah sebagai berikut : “Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.

Sedangkan pengendalian intern menurut Mustofa (1995:71) adalah cara-cara untuk mengatasi pengamatan harta kekayaan, memperoleh informasi bagi pimpinan, melancarkan operasional dan dipatuhinya kebijakan-kebijakan perusahaan.

Pembentukan suatu sistem tidak terlepas dari adanya suatu sistem pengendalian internal (intern control sistem), karena pengendalian internal harus melekat di dalam sistem itu sendiri. Agar landasan berpikir kita lebih terintegrasi maka perlu juga dituangkan definisi dari pengendalian internal.

Pengendalian Internal pertama kali didefinisikan oleh AICPA pada tahun 1949 yang dikutip oleh Yogiyanto (1996:358) adalah meliputi:

Struktur suatu organisasi dan semua metode-metode yang terkoordinir serta ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga ditetapkannya di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan, dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan  manajemen yang telah ditetapkan.

Muyadi ( 2001:  ) mendefinsikan sebagai berikut:

Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Sedangkan menurut definisi diatas tujuan dari pengendalian  internal adalah sebagai berikut Mulyadi (2001:164):

Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi.

Maksud dari tujuan ini adalah melindungi  harta kekayaan organisasi dari kerugian  yang disebabkan oleh kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja dalam transaksi penanganan harta organisasi.

Kesalahan yang tidak disengaja misalnya penulisan jumlah pendapatan yang tidak sesuai dengan yang sebenarnya sedangkan kesalahan yang disengaja misalnya penggelapan harta milik organisasi  yang biasanya disertai pemalsuan pencatatan.

Memeriksa ketepatan dan kebenaran  atau keandalan data akuntansi.

Maksud  dari tujuan ini adalah bahwa data akuntansi yang teliti dan andal sangat diperlukan  oleh organisasi karena mencerminkan keadaan organisasi yang sebenarnya dan mempengaruhi keputusan yang akan diambil oleh manajemen

Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan.

Maksudnya adalah bahwa dalam setiap melakukan kegiatan harus mempertimbangkan  faktor efisiensi, apabila ada kegiatan yang kurang efisien maka manajemen harus memperhatikan dan mencari penyebab dari ketidak efisienan   kegiatan tersebut, dengan menemukan penyebab ketidak efisienan maka akan dapat dicarikan jalan keluar  untuk perbaikan. Dengan demikian kegiatan yang dilakukan dapat berjalan secara efisien.

Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

Artinya dalam setiap melakukan kegiatan harus selalu berpegang teguh pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dilakukan oleh manajemen.

Menurut tujuannya  Mulyadi (2001:163) menyebutkan:

Sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua macam, pengendalian internal akuntansi (accounting control ), dan pengendalian internal administratif ( administrative control ).

Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, sehingga dapat menjamin kekayaan organisasi dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

Pengendalian internal adminitratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa pengendalian internal meliputi beberapa hal berikut ini:

  1. Struktur suatu organisasi.
  2. Semua metode-metode dan cara-cara yang terkoordinir.
  3. Ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan yang mempunyai tujuan

Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mustofa (1995:73) tujuan pengendalian intern suatu organisasi adalah sebagai berikut :

1.   Mengamankan harta perusahaan

Dalam pengertian yang sempit berarti usaha-usaha penyelewengan yang disengaja. Sekarang pengertian diperluas termasuk mencegah kesalahan-kesalahan administrasi yang tidak disengaja, misalnya salah penjumlahan dan semacamnya. Demikian juga usaha-usaha mencegah kesalahan dalam pengambilan keputusan manajemen.

2.   Memperoleh data yang dipercaya

Data dipercaya karena dapat dipakai untuk keperluan intern perusahaan maupun pihak ekstern. Data bisa dipakai untuk menentukan tindak lanjut tentang produksi, penjualan pengukuran efisiensi dan lain-lain.

3.   Melancarkan Operasi dan Efisien

Agar operasi organisasi tetap lancar pada kapasitas yang maksimal, kemajuan-kemajuan dalam penjualan selalu diimbangi kemajuan-kemajuan dalam pelayanan. Setiap periodic selalu dievaluasi kelemahan-kelemahannya dan memberikan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Organisasi selain berfungsi melancarkan operasional juga berfungsi sebagai pengendalian efisiensi. Dengan ditetapkannya bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi sebagai pusat-pusat pertanggung jawaban, maka para kepala bagian memperoleh tugas pengawasan efisiensi.

4.   Mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan manajemen.

Tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang akan mudah dicapai apabila kebijakan-kebijakan manajemen yang ditetapkan telah dipatuhi atau dilaksanakan dengan baik oleh semua pihak yang ada pada organisasi tersebut.

Sistem pengendalian internal menurut tujuannya maka ada beberapa unsur pokok yang terdapat dalam sistem pengendalian internal. Unsur-unsur pokok tersebut  menurut Mulyadi (2001:165) adalah:

Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan utama organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :

  1. Harus dipisahkan fungsi–fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan memerlukan otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
  2. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva organisasi sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melakukan pencatatan peristiwa keuangan.
  3. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi hal ini untuk meminimal atau menghindari adanya tindak kecurangan.
  4. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk menyetujui adanya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Seperti telah diuraikan diatas formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang memberikan otorisasi terlaksananya transaksi organisasi. Di lain pihak formulir merupakan dokumen  yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan suatu transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi, dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan  yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.

Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh organisasi  dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :

  1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
  2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit ). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu  kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya maka akan mendorong karyawan untuk melasanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
  3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait  maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
  4. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam malaksanakan tugasnya sehingga persengkongkolan diantara mereka dapat dihindari.
  5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci organisasi diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti jabatannya digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga seandainya terjadi kecurangan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan sementara.
  6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik  kekayaan dengan catatatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan  atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansinya.
  7. Pembentukan unit organsasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pegendalian internal yang lain

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Struktur organisai yang baik, sistem otorisasi  dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat semuanya sangat  tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian internal tersebut diatas unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting.

Jika organisasi memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan organisasi tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Dari uraian tentang unsur-unsur pokok tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur pokok tentu membutuhkan adanya  prosedur-prosedur pengendalian. Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai.

Al Haryono Jusup (2005:4) menyebutkan prosedur-prosedur pengendalian memiliki beragam tujuan dan dapat diaplikasikan ke berbagai tingkatan dalam suatu organisasi, dapat juga dipadukan dengan komponen-komponen tertentu dari lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.

Prosedur Pengendalian internal berbeda-beda antar organisasi yang satu dengan lainnya, dan bergantung pada beberapa faktor seperti sifat operasi dan besarnya organisasi. Namun demikian prinsip-prinsip pengendalian internal yang pokok dapat  diterapkan pada semua organisasi.

Menurut Al Haryono Jusup ( 2005:4)  ada .tujuh buah prinsip pengendalian internal yang pokok meliputi:

Penetapan Tanggung jawab secara Jelas.

Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.

Penyelenggaraan Pencatatan yang Memadai.

Untuk melindungi aktiva dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang ditetapkan, diperlukan pencatatan yang baik. Catatan yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dpat digunakan manajemen untuk memonitor  operasi organisasi. Salah satunya adalah merancang formulir-formulir secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan dan menggunakan dengan benar.

Pengasuransian Kekayaan dan Karyawan Organisasi.

Kekayaan organisasi harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai, demikian pulah karyawan yang menangani kas dan surat-surat berharga harus dipertanggungkan. Salah satu cara mempertanggungkan karyawan adalah dengan membeli polis asuransi atas kerugian akibat pencurian oleh karyawan.

Pemisahan Pencatatan dan Penyimpanan Aktiva

Prinsip pokok pengendalian internal mensyaratkan bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggungjawab atas aktiva tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi atas aktiva yang bersangkutan.

Pemisahan Tangung Jawab atas Transaksi yang Berkaitan.

Pertanggunjawaban atas transaksi yang berkaitan harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian-bagian dalam organisasi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa oleh orang lain.

Penggunaan Peralatan Mekanis (jika Memungkinkan)

Apabila keadaan memungkinkan, sebaiknya organisasi menggunakan peralatan-peralatan mekanis seperti kas register, check protector, mesin pencatat waktu  dan peralatan mekanis lainnya.

Pelaksanaan Pemeriksaan secara Independen

Apabila suatu sistem pengendalian internal telah dirancang dengan baik, penyimpangan tetap mungkin terjadi sepanjang waktu. Oleh karena itu perlu pengkajian ulang secara teratur untuk memastikan bahwa prosedur-prosedur telah diikuti dengan benar. Pengkajian ulang ini harus dilakukan oleh pemeriksa internal yang tidak terlibat langsung dalam operasi suatu organsasi. Apabila pemeriksa internal berkedudukan independen, maka ia dapat melakukan evaluasi mengenai efisiensi operasi secara menyeluruh dan efektif tidaknya sistem pengendalian internal.

Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern

American Institute of certified Public Accountant (AICPA) menjelaskan unsur-unsur pengendalian intern yang dikutip oleh mustofa (1995:75) adalah sebagai berikut :

1.   Struktur Organisasi

Pada umumnya setiap perusahaan memiliki organisasi baik formal maupun tidak. Struktur organisasi merupakan kerangka untuk pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.

2.   Sistem Pengotorisasian

Setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dan prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi perusahaan.

3.   Praktek Yang Sehat

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Pelaksanaan yang baik membutuhkan disiplin yang kuat dari masing-masing unit kerja. Sistem dan prosedur diberlakukan bagi semua unit kerja mulai dari pimpinan puncak sampai unit kerja paling bawah, tanpa membedakan pangkat atau jabatan. Orang pertama yang harus melaksanakan aturan-aturan yang ada dalam sistem dan prosedur adalah pimpinan punca, sedang yang lain mengikutinya.

4.   Derajat Mutu Pegawai

Mutu pegawai mempunyai arti yang lebih luas daripada sekerdar keahlian (professional). Tetapi yang lebih penting adalah sikap mental, sikap perilaku dan sikap tahu terhadap fungsi jabatannya, kuat dalam prinsip, sikap interaktif dan kooperatif. Banyak orang pandai, orang cakap, tetapi tidak berprinsip, hal demikian akan melemahkan pengendalian intern.

Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001:311) Unsur penegendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan), Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam Sistem akuntansi pembelian, terdapat 3 unsur pokok yang hares diperhatikan. Unsur-unsur pokok tersebut adalah :

1.   Organisasi

2.   Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.

3.   Praktik yang sehat.

a.   Organisasi

Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pads unsur pokok sistem pengendalian intern berikut ini :

1.   Fungsi pembelian hares terpisah dari fiuigsi penerimaan

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yang dipesan, diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh pemasok dengan yang tercantum dalam surat order pembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerunaan yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian.

2.   Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagian pembelian, berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3.   Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan/penolakar barang yang diteruna dari pemasok. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.

4.   Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi

Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih dan satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itu dalam sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian hams dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, ficngsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

b.   Sistem Otorisasi dan prosedur Pencatatan

Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiam catatan akuntansi melalul prosedur pencatatan terternu. Dengan demikian, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut :

1.   Surat perrnintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.

2.   Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.

3.   Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.

4.   Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.

c.   Praktek yang Sehat

1.   Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.

2.   Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.

3.   Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.

4.   Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan mernbandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

5.   Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

6.   Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut :

1.   Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.   Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.   Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.   Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

1.   Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.   Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.   Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.   Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.   Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.   Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi,2001:308) adalah :

1.   Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2.   Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.   Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.   Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Prosedur Pembelian

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi(2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :

1.   Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2.   Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3.   Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4.   Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5.   Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6.   Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7.   Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

8.   Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian

Menurut Mulyadi(2001:3001) jarimgan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah  sebagai  berikut :

1.   Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2.   Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.   Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.   Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

5.   Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6.   Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.


Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

Bergabunglah dengan 69 pengikut lainnya.