Kuliah Akuntansi

Systems Life Cycle

Posted on: 21 Oktober 2009

SIKLUS HIDUP SISTEM
(SYSTEMS LIFE CYCLE)

General Systems Life Cycle (GSLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik
sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase
tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Development (introduction)
b. Growth
c. Maturity
d. Deterioration (decline)
Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut :

|
| +—————+\
| /: : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : :
| /——–+/ : :
| / I : II : III : IV
|/ : : :
+—————————————————————
Development Growth Maturity Deterioration

Gambar 4.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)

Information Systems Life Cycle (ISLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi.
Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :
a. Systems Development (Design)
b. Systems Implementation
c. Systems Operation (Maintenance)
d. Systems Obsolescence
Apabila digambarkan, ISLC akan terlihat seperti berikut :

|
| +—————+\
| /: : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : : \
| / : :
| /——–+/ : :
| / I : II : III : IV
|/ : : :
+—————————————————————
Systems Systems Systems Operation Systems
Development Implementation (Maintenance) Obsalescence
(Design)

Gambar 4.2 : Information Systems Life Cycle

Systems Development Life Cycle (SDLC)

SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah
dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan
utama, yaitu :
a. Analysis
b. Design
c. Implementation
Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan
hasil kegiatannya (deliverable).
Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkah yang
lebih rinci dapat digambarkan seperti berikut :

+———————————————————————+
: ANALYSIS : DESIGN : IMPLEMENTATION :
+———————————————————————+
: :
+—————+ : :
+–>: Problem : : :
| : Detection : : :
| +—————+ +———–+ +———–+
+———> | | : | | : |
| +—————+ | : +—————+ | : +—————+
| : Initial : | : : Output : | : : Programming / :
| : Investigation : | : : : | : : test :
| +—————+ | : +—————+ | : +—————+
+———> | | : | | : |
| +—————+ | : +—————+ | : +—————+
| : Requirements : | : : Input : | : : Training / :
| : Analysis : | : : : | : : Other :
| +—————+ | : +—————+ | : +—————+
+———> | | : | | : |
+—————+ | : +—————+ | : +—————+
: Generation of : | : : Files :–+ : : System :
: Alternatives : | : : : : : Change Over :
+—————+ | : +—————+ : +—————+
| | : :
+—————+ | : :
: Selection of :–+ : :
: Proper System : : :
+—————+ : :

Gambar 1 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle (SDLC)

ANALYSIS
Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :
a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah
tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar
untuk memperbaiki sistem
b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.
c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini
d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :

1. Problem detection
a. Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin
berkurang manfaatnya (memburuk).
b. Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi
dalam sistem.

2. Initial investigation
a. Tujuan : Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerah-
daerah yang menimbulkan permasalahan.
b. Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

3. Requirement analysis (determination of ideal systems)
a. Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem
informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan
menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem
yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).
b. Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

4. Generation of system alternatives
a. Tujuan : Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem dalam
mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan
sistem idealnya.
b. Hasil : Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan
digunakan untuk memperbaiki sistem.

5. Selection of proper system
a. Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan
menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif
sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada
management.
b. Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem.

DESIGN
Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk :
a. Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang
dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang
terbaik.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

6. Output design
a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.
b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

7. Input design
a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke
sistem informasi.
b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

8. File design
a. Tujuan : Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam
sistem informasi.
b. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi file.

IMPLEMENTATION
Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :
a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang
sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.
b. Mengimplementasikan sistem yang baru.
c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

9. Programming & testing
a. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan
operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman
tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan
semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.
b. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

10.Training
a. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,
persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang
berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem).
b. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan
sebagainya.

11. System changeover
a. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem
informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).
b. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

Daftar Pustaka

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach,
Addison-Wesley Publishing Company, 1983.
2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.
3. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa
baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem
informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah.
c. Perubahan prosedur operasional.

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang
meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke
sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari
programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk
perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

1. Relevansi (relevancy).
2. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
3. Ketepatan waktu (timeliness).
4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost).
5. Efisiensi (eficiency).
6. Dapat dipercaya (reliability).
7. Kegunaan (usability).

Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan
managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat
digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

* Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
* Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
* Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
* Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
* Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.
Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya
80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

* Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
* Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
* Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.

Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field
harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara
lain :

* Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.
* Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
* Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
* Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya.
Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika
informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

* Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
* Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
* Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
* Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
* Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya
waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian
akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan
pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi
merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.
Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja,
tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan
keuntungan sistem informasi yang didapat.

Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit
sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan
mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan
$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
——- = 20%
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

* Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).
* Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
* Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
* Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
* Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers).
* Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan
memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah
reliabilitas, antara lain :

* Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
* Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
* Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
* Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
* Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
* Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai
dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah
dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem,
antara lain :

* Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
* Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
* Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
* Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang
tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.
Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya
(to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)
sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan
terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems
backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat
terjadi :
1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).
2. Penurunan kinerja (decreasing performance).
3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).
4. System downtime.
5. Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

* Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).
* Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
* Kenaikan biaya (increased costs).
* Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :
a. Keluhan pemakai (user complaints).
b. Perhatian top manajemen (top management concerns)
c. Penunjuk jalan (scouting).
d. Pengawas pemakai (user surveys).
e. Pengawas (audits).
f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan
oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).
Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius
untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu
untuk dilakukan.
Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:
1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem
nature).
4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :
a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.
b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.
c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai
dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah
sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

Daftar Pustaka

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,
Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Blog Stats

  • 2,179,292 hits
%d blogger menyukai ini: