Kuliah Akuntansi

Archive for Maret 2016

Sistem Pengendalian Manajemen

1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain :

a. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efisien, efektif, dan produktif.
b. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas.
c. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi.

Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.

Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen sama, yaitu :

a. W = Work (Pekerjaan)

b. E = Employe (Tenaga Kerja)

c. R = Relationship (Hubungan)

d. E = Environment (Lingkungan)

Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan sebagai pengetahuan “teoritis-praktis.” Karena itu dalam SPM akan lebih mudah mencernanya kalau dalam mempelajarinya senantiasa membayangkan dan mengakitkannya dengan perilaku manusia dalam kehidupan organisasi / perusahaan.

Beberapa definisi sistem pengendalian manajemen : Edy Sukarno menyatakan :

“Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.”

Sedangkan Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System mengungkapkan :

“Management control is the process by which managers influence other members of the organization to implement the organization’s strategies.”

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :

a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar.

b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.

c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.

Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakan yagn dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.

1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

a. Fungsi Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.

Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan. Laporan bisa berbentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari kontroller kepada tingkat manajemen perusahaan yang berisikan laporan penyimpangan dari rencana yang telah ditentukan, sesuai dengan prinsip manajemen berdasarkan penyimpangan. Laporan ini selain laporan penyimpangan rencana (jika ada) juga memberikan laporan prestasi kerja yang telah dicapai oleh para pekerja.

b. Sistem Pengendalian Manajemen Mempunyai Unsur-Unsur :

1) Detektor
2) Selektor
3) Efektor
4) Komunikator

Unsur-unsur ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas.

Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya pembenaran.

Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektif, sehingga penyimpanan-penyimpanan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan.

c. Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :

1) Pemrograman (Programming)

Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.

2) Penganggaran (Budgeting)

Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3) Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

4) Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :

1) Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
2) Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.
3) Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.
4) Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

B. Pengertian, Pembagian, Fungsi dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern.

1. Pengertian Pengendalian Intern

Kebutuhan terhadap struktur pengendalian intern sangat dirasakan pada suatu keadaan dimana pimpinan karena keterbatasannya tidak sanggup lagi secara langsung mengendalikan segala kegiatan yang terjadi dalam perusahaan. Keadaan seperti ini biasanya disebabkan karena ruang lingkup perusahaan sebagai suatu kesatuan ekonomi sudah meluas sedemikian rupa sehingga struktur organisasi perusahaan menjadi kompleks dan melebar ke segala arah.

Pengendalian intern merupakan suatu istilah yang semakin banyak digunakan dalam berbagai variasi kepentingan. Dalam perkembangannya pengendalian intern mempunyai beberapa pengertian, diantaranya menurut Bambang Hartadi (1990 : 121) membedakan pengertian pengendalian intern dalam arti sempit dan luas sebagai berikut :

“Dalam arti sempit, istilah pengendalian intern sama dengan pengertian internal check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi yang didalamnya sudah termasuk prosedur-prosedur akuntansi dan operasional.”

Sedangkan dalam arti luas

“Pengendalian intern dapat dipandang sebagai sistem sosial yang mempunyai wawasan atau makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan. Sistem tersebut terdiri dair kebijakan, teknik, prosedur, alat-alat fisik, dokumentasi, orang-orang yang berinteraksi satu sama lain diarahkan untuk :

1. Melindungi harta
2. Menjamin terhadap terjadinya hutang yang tidak layak
3. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi
4. Dapat diperolehnya operasi yang efisien
5. Menjamin ditaatinya kebijakan perusahaan.

Pengendalian intern di atas sesuai dengan pengertian yang dimuat dalam “Statement on Auditing Procedure” dengan definisi sebagai berikut :

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.”

Menurut Wilson dan Campbell (1991 : 123) pengendalian intern dalam arti yang luas meliputi pengendalian yang bersifat akuntansi adalah :

“Pengendalian akuntansi (accounting control) mencakup rencana organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama mencakup pengamanan harta perusahaan serta keterandalan (eliability) dari catatan-catatan keuangan. Pada umumnya ia meliputi pengendalian seperti misalnya sistem kewenangan dan persetujuan, pemisahan tugas-tugas yang berhubungan dengan pembukuan dan laporan-laporan akuntansi dari tugas-tugas yang berhubungan dengan asuransi atau perlindungan / pemeliharaan harga, pengamanan fisik dari harga dan pemeriksaan intern.

Wilson dan Compbell (1991 : 124), yang bersifat administratif adalah :

“Pengendalian administratif (administrative control) terdiri dari rencana organisasi dan semua metode dan prosedur yang terutama berhubungan dengan efisiensi operasi dan ketaatan pada kebijaksanaan manajemen dan biasanya hanya berhubungan secara tidak langsung dengan catatan finansial. Pada umumnya ia meliputi pengendalian-pengendalian seperti misalnya analisa statistik, time and motion studies, laporan pelaksanaan, program latihan pegawai dan pengendalian kualitas.”

Dengan demikian pengendalian intern adalah semua cara yang diambil untuk memastikan pimpinan dalam menempuh jalannya operasi perusahaan di mana segala sesuatunya harus berjalan sebagaimana mestinya dan harus disesuaikan dengan ketentuan serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan, oleh karena itu menjadi tanggung jawab pimpinanlah untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern yang baik.

2. Pembagian Pengendalian Intern

Apabila kita memperhatikan secara seksama pengertian dari pengendalian intern yang dikemukakan di atas, maka akan terlihat bahwa pengendalian intern disini dibagi atas 2 bagian, yakni :

a. Suatu pengendalian yang berhubungan langsung dengan maslaah pengamanan harta perusahaan dan dapat diandalkannya catatan-catatan keuangan. Yang termasuk dalam pengendalian ini adalah :

1) Sistem pemberian wewenang, yaitu mencakup apakah transaksi-transaksi telah sesuai dengan persetujuan atau wewenang yang telah ditetapkan, baik yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus.
2) Sistem pencatatan (akuntansi) yang berkenaan dengan apakah transaksi-transaksi yang dilakukan telah dicatat sedemikian rupa, sehingga :

a) Memungkinkan dibuat ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim atau kriteria lain yang sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut.
b) Menekankan pertanggungjawaban atas harta perusahaan.

3) Pemisahan fungsi antara tugas-tugas opersional terutama yang berhubungan dengan tugas-tugas pencatatan, pengawasan physic atas harta perusahaan.

4) Sistem pencocokan antara jumlah aktiva / harta perusahaan yang tercatat dalam catatan perusahaan dengan aktiva / harta perusahaan yang ada secara periodik atau pada waktu tertentu dan tindakan-tindakan sewajarnya yang dilakukan jika terjadi perbedaan.

b. Suatu pengendalian yang berhubungan langsung dengan masalah pencapaian tujuan, yaitu masalah efisiensi usaha, efektivitas, kehematan dalam bidang operasional dan ketaatan terhadap kebijakan serta prosedur yang telah ditetapkan, pada umumnya tidak berhubungan langsung dengan catatan keuangan, termasuk dalam pengendalian ini seperti :
1) Prosedur kerja
2) Analisa statistik
3) Pelatihan, mutasi dan rotasi pegawai
4) Rencana cuti dan lain sebagainya.

3. Fungsi Pengendalian Intern

Fungsi pengendalian intern adalah :

a. Mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan sehingga tidak terjadi kerugian yang diinginkan.
b. Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan peborosan-pemborosan.
c. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pegawai yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
d. Mendidik para pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Pelaksanaan pengendalian intern dalam suatu perusahaan diharapkan dapat mampu mengetahui dan mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Meskipun pada akhirnya tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik tetapi hendaknya akibat sampingan yang mungkin timbul dan dapat merugikan perusahaan dapat ditekan sekecil mungkin dan bila mana mungkin dihilangkan.

4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

a. Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan yang lain. Perbedaan struktur organisasi di antara berbagai hal seperti jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang-cabang dan lain-lain.

Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyusunan-penyusunan tanpa harus adanya perubahan total. Selain itu organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan sampai terjadi adanya overlap fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan. Pemsiahan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.

Contoh-contoh sederhana pemisahan fungsi dalam perusahaan dan adanya penetapan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas adalah sebagai berikut :

1) Seorang kasir yang menerima dan menyimpan uang tidak boleh mengurus administrasi dalam piutang.
2) Kepala gudang yang bertanggung jawab di gudang tidak boleh mengurus administrasi persediaan.
3) Jika ada pegawai yang upahnya harian maka harus ada seorang yang khusus dipisahkan antara yang mencatat absensi, yang membuat daftar gaji, dan membayarnya.

Selanjutnya, tugas-tugas hendaknya dibagi-bagikan antara beberapa pegawai sehingga tidak ada seorangpun yang mengerjakan suatu transaksi dari permulaan sampai akhir. Pada transaksi-transaksi yang penting harus diikutsertakan sedikitnya dua orang dan hasil pekerjaan mereka dipergunakna untuk saling mengecek.

b. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan

Untuk dapat mengatasi transaksi-transaksi di dalam perusahaan yang berkenaan dengan data-data finansial yang menyangkut perusahaan, harta, utang, modal dan hasil usaha dlaam suatu periode akuntansi perlu dibuatkan suatu pedoman sistem dan prosedur akuntansi yang didalamnya tercakup klasifikasi rekening. Agar tujuan-tujuan yang hendak dicapai oleh manajer dapat dilaksanakan dengan tepat, maka perlu penyusunan formulir-formulir dan pencatatan-pencatatan yang baik dan tepat.

Adapun syarat-syarat pencatatan atau pembukuan yang baik demi terlaksananya pengawasan intern haruslah memenuhi hal-hal seperti di bawah ini :

1) Pembukuan itu harus secara organitoris terpisah dari tanggung jawab penjagaan.
2) Pembukuan itu harus rencanakan sedemikian rupa sehingga terbentuk dan terpelihara adanya catatan-catatan yanglengkap dan tetap mengenai tanggung jawab dan hasil-hasilnya.
3) Pembukuan tersebut harus selalu menyertai setiap transaksi-transaksi yang terjadi.
4) Pembagian tanggung jawab pembukuan harus mencakup tanggung jawab yang sepenuhnya tentang penyelenggaraanya.

c. Praktek-praktek yang sehat

Yang dimaksud praktek-praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk ke seluruh prosedur yang ada, sehingga pekejaan suatu bagian akna langsung dicek oleh bagian lainnya. Pekerjaan pengecekkan seperti ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenang-wewenang sehingga tidak ada satu bagian pun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir.

d. Pegawai yang cakap
Tingkat kecakapan pegawai dari suatu perusahaan akan sangat mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan tidak memenuhi syarat yang diminta, bisa diharapkan bahwa sistem pengawasan intern juga tidak akan berhasil dengan baik.

Untuk mendapatkan pegawai yang cukup cakap harus dimulai sejak penerimaan pegawai baru yaitu melalui tes-tes dan seleksi agar dapat ditentukan apakah yang bersangkutan memenuhi kriteria yang diinginkan.

Dalam proses penilaian pengendalian intern yang berhubungan dengan karyawan, beberapa hal yang diperlukan antara lain :
1) Apakah karyawan tersebut mempunyai pengalaman dan latar belakang pendidikan yang cukup dalam menangani tugasnya.
2) Apakah mereka diawasi secara cukup untuk menjamin pekerjaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
3) Apakah karyawan yang menangani / menyimpan dana atau surat berharga cukup terjaminkan.

Pegawai yang cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat pendidikannya paling tinggi, sehingga gajinya juga besar, tetapi mungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup. Hal-hal ini seperti perlu dipertimbangkan agar dapat diperoleh pegawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis.

e. Pengawasan tambahan

Untuk menjamin pengawasan intern dengan baik selain terpenuhinya keempat unsur di atas, diperlukan beberapa pengawasan tambahan yang terdiri :

1) Laporan
Unsur laporan juga hal yang penting dalam pelaksanaan pengawasan intern yang baik. Laporan ini diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan dapat mengetahui hasil kegiatan perusahaan. Agar tercapainya pengawasan intern yang memuaskan sangat diperlukan ketelitian baik dalam penyelenggaraan maupun dalam penentuan apa yang harus dilaporkan maka harus diperhatikan faktor-faktor yang dibutuhkan dalam menyusun laporan, yaitu :
a) Tepat waktunya, laporan akan hilang nilainya apabila laporan tidak dilaporkan pada waktunya atau terlambat melaporkannya.
b) Ketelitian, dalam menyusun laporan sangat diperlukan, karena kesalahan dalam membuat laporan akan membuat kerugian dan tidak berguna lagi bagi perusahaan.
c) Berguna, kebanyakan laporan dimaksudkan untuk memperlihatkan hasil salah satu fase dalam proses yang dipimpin oleh seorang pegawai. Oleh karena itu agar laporan tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik, maka laporan harus dipisahkan jawabnya yaitu segala sesuatu kegiatan transaksi atau kejadian yang ada.
d) Jelas, laporan-laporan harus memberikan gambaran yang lengkap dan jelas tentang apa-apa yang telah berlangsung. Laporan yang dibuat tentunya setelah berlangsungnya pekerjaan maka laporan harus tepat pada waktunya, teliti, lengkap dan tidak memihak.

2) Standar atau budget

Standar atau budget merupakan alat untuk mengukur realisasi. Dengan adanya standar atau budget maka laporan-laporan itu bisa disusun dengan membandingkan antara realisasi dengan standar atau budgetnya, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

3) Staf audit intern

Staf audit intern merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang tugasnya melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Pemeriksaan ini dapat dipergunakan untuk mengetahui apakah pelaksanana kerja itu sesuai atau menyimpang dari yang sudah ditetapkan. Prosedur-prosedur yang telah disusun dengan tujuan untuk mengadakan suatu sistem pengendalian intern, maka dapat mengetahui apakah ketetapan yang sudah ada tersebut dipatuhi atau tidak.

C. Pengendalian Intern Kas

Menurut Bambang Hartadi, “yang dimaksud kas adalah : “Alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaa.”

Menurut Wilson dan Campbell (1991 : 343), menyebutkan tujuan pengelolaan / manajemen kas adalah :

1. Penyediaan kas yang cukup untuk operasi jangka pendek dan jangka panjang.
2. Penggunaan dana perusahaan secara efektif pada setiap waktu.
3. Penetapan tanggung jawab untuk penerimaan kas dan pemberian perlindungan yang cukup sampai dana disimpan.
4. Penyelenggaraan pengendalian untuk menjamin bahwa pembayaran-pembayaran hanya dilakukan untuk tujuan yang sah.

5. Penyelenggaraan catatan-catatan kas yang cukup.

Telah diketahui bahwa sumber penerimaan kas untuk berbagai jenis industri atau perdagangan yang khas adalah :
1. Penagihan piutang
2. Penjualan kontan
3. Penerimaan royalty
4. Sewa dividen
5. Dividen

Sedangkan pengeluaran kas dalam perusahaan industri atau perdagangan biasanya terdiri dari :
1. Gaji tetap
2. Gaji perjam
3. Bahan baku
4. Pajak
5. Biaya perjalanan
6. Biaya operasi yang lain
7. Bunga
8. Pembelian peralatan

1. Pengendalian Intern Atas Penerimaan Kas

Dalam organisasi perusahaan pada umumnya dijumpai banyak jenis transaksi kas yang biasa atau rutin.

Beberaepa sumber yang khas adalah :
a. Penerimaan melalui pos
b. Penjualan kontan
c. Penjualan kredit

Dengan tidak mempersoalkan sumber kasnya, basis untuk pencegahan kesalahan atau kecurangan adalah prinsip pengendalian intern. Sistem tersebut meliputi pemisahan fungsi antara pengurusan fisik uang dengan penyelenggaraan pembukuannya. Sistem ini mengharuskan pekerjaan seseorang pegawai dengan pegawai lain dapat saling melengkapi.

Sistem pengendalian intern penerimaan kas, adalah :
a. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir.
b. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari.
c. Fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali.
d. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukuan dan kasir tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan.
e. Para agen dan wakil lapangan diharuskan memberikan kwitansi tanda terima, tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip.
f. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain harus menggantikannya selama cuti. Juga, pada waktu yang tidak diberitahu, para pegawai harus dipisahkan ke tugas lain untuk mendeteksi atau mencegah terjadinya kolusi atau persekongkolan.

Untuk mengetahui cara penggelapan atau kecurangan terhadap kas di dalam perusahaan maka perlu diketahui beberapa cara atau pedoman yang lazim digunakan dalam penyalahgunaan dana perusahaan, yaitu meliputi :

a. Penerimaan perpos
1) Lapping yaitu menyelewengkan kas dengan cara melaporkan penerimaan lebih lambat dari pada saat penerimaannya, perkiraan debitur yang bersangkutan baru akan dikredit setelah diterima pembayaran dari debitur lain.
2) Menggunakan dana untuk sementara waktu, tanpa memalsukan catatan / pembukuan atau hanya dengan tidak mencatat uang yang diterima.
3) Dengan mencantumkan angka penjumlahan buku kas yang lebih besar / lebih kecil daripada jumlah yang sebenarnya.
4) Dengan terlalu tinggi membukukan potongan harga dan potongan-potongan lainnya.
5) Dengan menghapuskan piutang yang tidak tertagih dan mengantongi uang hasil penagihan piutang.
6) Dengan menahan berbagai jenis pendapatan lain-lain.

b. Penjualan over-the counter
1) Dengan tidak melaporkan semua penjualan, sebaliknya mengantongi uangnya.
2) Dengan secara salah menjumlahkan lembaran penjualan dan mengantongi uang sebesar selisihnya.
3) Dengan membukukan pengeluaran palsu
4) Denngan meregistrasikan jumlah penjualan yang lebih kecil dari pada jumlah yang sebenarnya.
5) Dengan mengantongi kelebihan kas

c. Penagihan oleh para tenaga penjual
1) Menguangkan cek “kontak.”
2) Tidak melaporkan adanya penjualan.
3) Dengan terlalu tinggi melaporkan jumlah trade-ins (tukar tambah).

Selain pemisahan tugas, cara lain yang dapat dilaksanakan untuk menghalangi terjadinya penyimpangan / penyelewenangan, salah satunya adalah dengan melakukan pemeriksaan mendadak oleh uditor intern atau oleh akuntan publik.

1. Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Ada dua aspek pengendalian yaitu :

a. Penentuan waktu pembayaran
b. Sistem pengendalian intern

Kegunaan adanya pengendalian yang teliti terhadap waktu pembayaran adalah untuk menjamin agar rekening-rekening dibayarkan pada saat telah jatuh tempo, dengan cara demikian, maka kas dapat dihemat untuk investasi sementara.

Beberapa prinsip pengendalian intern pengeluaran kas :
a. Kecuali untuk transaksi kas kecil, semua pembayaran harus dilakukan dengan cek.
b. Semua cek harus diberi nomor lebih dahulu
c. Tanggung jawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari tanggung jawab untuk pengeluaran kas
d. Pencatatan kas harus terpisahkan sama sekali dari tugas melakukan pembayaran
e. Faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung yang diperlukan harus menjadi prasyarat untuk melakukan pembayaran.
f. Setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung harus diberi tanda “telah dibayar” agar tidak bisa dipergunakan untuk kedua kalinya.

Di dalam pengeluaran kas terdapat juga penyalahgunaan dana atau kecurangan. Beberapa cara umum untuk melakukan kecurangan adalah sebagai berikut :
a. Menyiapkan bukti voucher palsu atau mengajukan voucher untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
b. Kiting atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat pembayaran, tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer bank.
c. Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas
d. Menaikkan jumlah cek setelah ditandatangani
e. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah dari pada yang sebenarnya.
f. Menguangkan cek gaji / upah atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.
g. Mengubah bukti / voucher pengeluaran kas kecil.
h. Memalsukan cek dan memusnahkannya pada saat telah diterima dari bank menggantikannya dengan cek lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.

Pusat laba adalah pusat pertanggungjawaban yang kinerja keuangannya diukur dengan laba.
Pusat laba terjadi karena proses divisionalisasi.
Divisionalisasi adalah proses pemberian wewenang dalam bidang produksi dan pemasaran produk tertentu kepada suatu pusat pertanggungjawaban atau proses pembentukan pusat-pusat laba.

Kondisi untuk Pendelegasian Pertanggungjawaban laba
Sebelum keputusan pendelegasian pertanggungjawaban laba dibuat, dua kondisi yang harus ada adalah:
manajemen seharusnya mempunyai informasi relevan dalam pembuatan cost/revenue trade-offs.
terdapat beberapa cara untuk mengukur efektivitas manajer dalam membuat cost/revenue trade-off.

Keuntungan Divisionalisasi
Kecepatan pembuatan keputusan operasional semakin meningkat karena banyak keputusan yang tidak mengacu ke kantor pusat.
Kualitas keputusan pada tingkat unit bisnis semakin meningkat karena dibuat oleh manajer unit bisnis yang lebih dekat dengan masalah pembuatan keputusan yang bersangkutan.
Kesadaran terhadap laba semakin meningkat.
Pengukuran kinerja diperluas, tidak hanya mengukur efisiensi biaya atau perolehan pendapatan saja tetapi pengukuran kemampuan menghasilkan laba.

Pusat pertanggungjawaban pada dasarnya diciptakan untuk mencapai suatu sasaran tertentu. Sasaran tersebut sering disebut sebagai obyektif yang harus dicapai. Sasaran umum organisasi biasanya diputuskan dalam suatu proses perencanaan strategis yang dalam hal ini diasumsikan telah ditetapkan sebelum awal proses pengendalian manejemn dimulai.
Umumnya, semakin tinggi tingkat integrasi dalam suatu perusahaan, semakin sulit untuk membebankan pertanggungjawaban ketiga aktivitas tersebut untuk produk tertentu kepada suatu pusat laba.
Salah satu masalah utama divisionalisasi terjadi ketika unit-unit bisnis harus saling berhubungan, yang meliputi 3 masalah, yaitu:
Pendapatan bersama di antara pusat-pusat laba.
Biaya bersama di antara pusat-pusat laba
Penentuan harga transfer barang dan jasa di antara pusat-pusat laba

Batasan dari Manajemen Korporasi
Terdapat 3 macam batasan yang diadakan oleh manajemen korporasi:
Batasan yang berasal dari pertimbangan stratejik, misalnya keputusan pembatasan penggunaan dana, restriksi pasa dan produk.
Batasan yang terjadi karena diinginkannya adanya keseragaman, misalnya keseragaman kebijakan SDM, etika, pemilihan pemasok, sistem akuntansi, dan komputerisasi.
Batasan yang terjadi karena keputusan sentalisasi ekonomi, misalnya sentralisasi jasa pengolahan data, hukum, pelatihan, public relations, dan internal auditing.
PUSAT LABA LAIN
Departemen Pemasaran
Departemen Produksi
Unit Pendukung dan Penghasil Jasa
Departemen Pemasaran
Departemen Pemasaran dapat menjadi pusat laba dengan pembebanan cost produk yang dijual oleh manajer pemasaran. Suatu harga transfer tertentu dikenakan kepada manajer pemasaran disertai dengan informasi yang relevan untuk optimalisasi revenue/cost trade-off.

Departemen Produksi
Departemen Produksi dapat dibuat menjadi pusat laba dengan cara memberikan harga jual tertentu setelah dikurangi biaya pemasaran untuk barang atau jasa yang diproduksi. Laba dihitung dengan cara mengurangkan biaya produksi dari harga jual produk setelah dikurangi biaya pemasaran.

Unit Pendukung dan Penghasil Jasa
Unit pemeliharaan, unit pengolahan data, unit transportasi, unit perekayasaan, unit konsultasi, unit pelayanan konsumen, dan unit lain yang sejenis dapat dibuat menjadi pusat laba. Unit-unit tersebut dapat mengenakan harga jual tertentu kepada pemakai jasa yang mereka berikan, sehingga tujuan keuangan mereka adalah menghasilkan kelebihan pendapatan di atas biaya atau paling tidak keseimbangan antara pendapatan dan biaya.

PENGUKURAN PROFITABILITY
Terdapat 2 tipe pengukuran kemampuan menghasilkan laba suatu pusat laba:
Ukuran kinerja manajemen, yang berfokus pada seberapa baik apa yang dikerjakan manajer. Ukuran ini digunakan untuk perencanaan, pengkoordinasian, dan pengendalian kegiatan pusat laba dan sebagai alat untuk penyediaan motivasi yang tepat bagi manajer.
Ukuran kinerja ekonomi, yang berfokus pada seberapa baik apa yang dikerjakan oleh pusat laba sebagai suatu entitas ekonomi.
Ukuran Profitabilitas
Terdapat 5 ukuran profitabilitas yang berbeda, yaitu:
Marjin kontribusi
Laba langsung
Laba yang dapat dikendalikan
Laba sebelum pajak penghasilan
Laba bersih
Marjin Kontribusi
Argumen utama pengukuran kinerja manajer berdasarkan marjin kontribusi adalah bahwa biaya tetap tidak dapat dikendalikan oleh manajer, sehingga manajer seharusnya memfokuskan perhatian pada maksimisasi kelebihan pendapatan di atas biaya variabel.
Kritik terhadap argumen ini adalah terdapat sebagian biaya tetap yang dapat dikendalikan penuh dan hampir semua biaya tetap dapat dikendalikan sebagian oleh manajer pusat laba.

Laba Langsung
Laba langsung adalah jumlah yang dikontribusikan suatu pusat laba kepada laba dan overhead umum korporasi. Penghitungan laba langsung menyertakan semua pendapatan dan biaya yang timbul secara langsung atau dapat dilacak secara langsung pada suatu pusat laba, tanpa menghiraukan apakah dapat dikendalikan secara penuh oleh manajer pusat laba.
Biaya yang timbul di kantor pusat tidak dialokasikan kepada pusat laba.
Kelemahan laba langsung adalah tidak mengakui manfaat motivasional dari perubahan kos di kantor pusat.

Laba yang Dapat Dikendalikan
Penghitungan laba yang dapat dikendalikan menyertakan semua pendapatan dan biaya yang dapat dikendalikan atau dapat diperngaruhi oleh manajer suatu pusat laba, tanpa menghiraukan apakah merupakan biaya langsung atau tidak langsung.
Biaya kantor pusat dapat dikategorikan menjadi biaya kantor pusat yang dapat dikendalikan dan tidak dapat dikendalikan oleh manajer suatu pusat laba.
Laba yang Dapat Dikendalikan
Biaya kantor pusat yang dapat dipengaruhi atau dikendalikan oleh manajer pusat laba dimauskkan dalam penghitugan laba yang dikendalikan.
Laba dapat dikendalikan biasanya tidak dapat dibandingkan dengan data perusahaan lain yang dipublikasikan karena biasanya tidak mempublikasikan laba dapat dikendalikan.

Laba Sebelum Pajak Penghasilan
Dalam penghitungan laba sebelum pajak penghasilan, semua overhead kantor pusat dialokasikan ke pusat-pusat laba. Dasar alokasi mencerminkan jumlah relatif biaya yang timbul untuk setiap pusat laba.
Terdapat 2 kritik terhadap alokasi biaya kantor pusat:
Kos yang ditimbulkan oleh departemen staf korporasi, misalnya keuangan, akuntansi, dan manajemen SDM, tidak dapat dikendalikan oleh manajer pusat laba.
Sulit untukmenemukan metode yang dapat diterima untuk alokasi jasa staff korporasi.

Terdapat 3 argumen yang mendukung alokasi overhead korporasi ke pusat-pusat laba dalam laporan kinerja mereka yaitu:
Unit-unit jasa korporat mempunyai kecenderungan untuk membangun “kerajaan”, meningkatkan kekuatan dasar, dan membuat unit-unitnya sehebat mungkin tanpa menghiraukan nilainya bagi perusahaan. Jika kos overhead korporat dialokasikan ke pusat-pusat laba, kemungkinan manajer pusat laba akan mengajukan pertanyaan mengenai jumlah overhead korporat adalah lebih besar, pertanyaan-pertanyaan ini akan mendorong kantor pusat lebih berhati-hati dalam melakukan pembelanjaan.

Kinerja pusat-pusat laba akan menjadi lebih realistik dan dapat dibandingkan dengan pesaing karena pesaing juga membayar jasa yang sama.
Manajer pusat laba diberi pesan bahwa pusat laba tidak menghasilkan laba kecuali kalau pusat laba menutup semua kos, meliputi suatu bagian alokasi overhead korporat.

Laba Bersih
Kinerja pusat laba diukur dengan laba bersih setelah pajak penghasilan. Terdapat 2 kritik terhadap penggunaan laba bersih, yaitu:
Dalam banyak situasi, laba bersih setelah pajak adalah suatu persentase konstan laba sebelum pajak penghasilan, sehingga tidak ada manfaatnya menyertakan perhitungan pajak penghasilan.
Banyak keputusan yang mempunyai pengaruh terhadap pajak penghasilan dibuat oleh kantor pusat dan diyakini bahwa manajer pusat laba seharusnya tidakdinilai oleh konsekuensi dari keputusan tersebut.

Pengukuran laba suatu pusat laba juga melibatkan penilaian mengenai bagaimana pendapatan dan biaya seharusnya diukur.
Pengukuran pendapatan tergatung pada metode pengakuan pendapatan yang digunakan.
Pengukuran biaya dapat bervariasi dari kos variabel yang timbul dalam pusat laba sampai dengan alokasi secara penuh overhead kantor pusat,juga termasuk pajak penghasilan.

Penilaian mengenai pengukuran pendapatan dan biaya seharusnya tidak hanya diarahkan oleh pertimbangan teknis akuntansi saja, tapi yang lebih penting juga meliputi pertimbangan keperilakuan dan motivasional.
Kuncinya adalah memasukkan semua biaya dan pendapatan yang dapat dipengaruhi oleh manajer kedalam laporan manajer pusat laba, walaupun manajer tidak dapat mengendalikannya secara penuh.


Blog Stats

  • 2,371,812 hits