Kuliah Akuntansi

BAB 1 PENDAHULUAN
ANALISIS DAN SISTEM INFORMASI

1. KONSEP DASAR SISTEM

Terdapat dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekataan:
Prosedur : “Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Prosedur adalah “rangkaian operasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi- transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.
Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Penekanan pada elemen/komponennya : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”
Kedua definisi tersebut benar dan tidak saling bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen/komponen- komponen/subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Misalnya sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan sebagainya.
Komponen-komponen/subsistem-subsistem tersebut tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri, tetapi subsistem-subsistem tersebut saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan/sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

2. KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :

a. Komponen-Komponen (Components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Contoh di dalam sistem komputer, masukan perawatan adalah program, masukan sinyal adalah data.
c. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang berguna
d. Pengolah (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Contoh : sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan- laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
e. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

3. KLASIFIKASI SISTEM

a. Sistem Tertentu (Deterministic System)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh: Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya. Sistem penggajian, dan lain-lain.
b. Sistem Probabilistik (Probabilistic System)

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem). Contoh: sistem pemasaran
c. Sistem Terbuka (Open System)

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Contoh: Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi (bisnis dalam menghadapi persaingan pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).
d. Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya
Contoh: reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup

e. Relatively Closed Sistem

Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu.
Contoh: Sistem komputer (sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya, tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem)
f. Artificial System

Sistem yang meniru kejadian dalam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam. Contoh: Sistem Artificial Intelligence, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir. Sistem robotika dan lain-lain.
g. Natural System

Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Contoh: laut, tata surya dan lain-lain.

h. Manned Sistem

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut:
– Sistem Manusia – Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia

– Sistem Manusia – Mesin, Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan

– Sistem Mesin – Mesin, sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.
Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode “Relatively Closed dan Deterministic System”, karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.
Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program komputer biasanya “Relatively Closed dan Deterministic System“, tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah “Open dan Probabilistic System”.

4. JENIS SISTEM

Pada dasarnya sistem dibagi dua jenis, yaitu sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya; kedua, sistem buatan manusia seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya.
Sistem alami terbagi menjadi dua yaitu sistem fisik seperti sistem molekul, luar angkasa dan sistem kehidupan seperti sistem tumbuhan, sistem manusia dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia umumnya dibagi berdasarkan spesifikasi tertentu seperti sistem sosial (hukum, doktrin), sistem organisasi (perpustakaan), sistem transportasi (jaringan jalan raya, kanal, udara, lautan), sistem komunikasi (telepon,teleks, sinyal asap), sistem produksi (pabrik) dan sistem keuangan (akuntansi, inventori, buku besar).
Sistem yang akan dipelajari adalah sistem yang terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu/lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras (CPU, disk, terminal, prnnter, tape dan lain-lain); perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi dan lain-lain); personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivits manual yang mendukung sistem); data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu) dan prosedur (instruksi dasn kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumah kategori, yaitu:

a. On-line systems, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area dimana mereka dimasukan dan menghasilkan keluaran (yang dapat berupa hasil komputasi) idi area, dimana mereka diperlukan. Area sendiri dapat terpisah-pisah dalam skala misalnya kilometer, biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, perbankan dan lain-lain.
b. Real-time systems, sistem yang mekanisme pengontrolan, perekaman data dan pemrosesan yang sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. perbedaannya dengan sistem on line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalam skala detik. Digunakan untuk sistem airport traffic controller, peluru kendali dan lain-lain. Perbedaan lainnya; on line biasanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real- time berinteraksi dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
c. Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transksi organisasi seara harian, membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisis tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemesanan dan lain-lain. Sistem ini tidak hanyam erekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisis statistik dan menampilkan informasi dalm bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
d. Knowledge-based systems, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunkan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

5. PELAKU SISTEM

Pelaku sistem terdiri dari tujuah kelompok, yaitu:

a. Pemakai

Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptkaan untuk pemakai dan melalui komunikasi denganp mekai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terakhir.Pada umumnya pemakai dibagi menjadi tiga jenis, yaitu :
– Operasional, yang penting adalah bagaimana warnanya, seperti apa perangktaa masukannya dan hal spesifik lainnya (umumnya user tidak akrab dengan sistem seara keseluruhan dan cenderung lebih keraah sistem secara detil)
– Pengawas, yang penting bagaimana mereka dapat mengawasi sistem bekerja dan bagaimana performansi pemakai operasionl mengoperasikan sistem.
– Eksekutif, secara umum mereka tidak terlalu akrab dan terkait secara langsung dengan pengembanan sistem. Biasanya lebel ini lebih berminat pada ynaga sifatnya strategic dan konsep sistem secara global, misalnya kesempatan untuk berkompetisi, produk baru yang bisa mereka dapatkan dari sistem baru.
b. Manajemen

Umumnya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai (menangani pemakaian dimana sistem baru diteapkan), manajemen sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri) dan manaemen umum (yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan).
c. Pemeriksa

Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemerika biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran standar yang dikembangan pda banyak perusahaan sejenis.
d. Penganalisa Sistem

Fungsi-fungsinya adalah: sebagai arkeolog (yang menelussuri bagaimana sebeanrnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama), inovator (membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain), mediator (menjalankan fungsi komunikasi dari semua level yaitu pemakai, manajer, pemrogarm, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum mempunyai sikap dan cara pandang yang sama), pimpinan proyek (sebagai personil yang lebih berpengalaman dari pemrogram dan ditunjuk dalam pekerjaan lebih dulu sebelum pemrogram bekerja)
e. Pendesain Sistem

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu), yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak diformulasikan oleh pemrograman.
f. Pemrogram

Setelah penganalisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja.
g. Personil Pengoperasian

Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misanya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up. Kadang-kadang pelaku sistem ini memang tidak diperlukan karena sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan kualifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

6. INFORMASI

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat
terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Di samping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat/berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah/metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Data VS Informasi

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi

b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian

(transactions) yang terjadi.

c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian- kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut;
Di dalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur- faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai:
a. Laporan penjualan dari setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus.

b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.

c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak/kurang laku terjual.

Definisi Informasi

Terdapat beberapa definisi informasi, antara lain:

a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

b. Sesuatu yang nyata/setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan/kejadian. Contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
c. Menggorganisasikan data untuk membantu dalam pengambilan keputusan tertentu/untuk tindakan di masa yang akan datang/bukan berupa suatu tindakan untuk mencapai tujuan perusahaan (pilihan ini disebut juga dengan business decision making).

7. PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)

Pengolahan data merupakan masa/waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :

✔ Data input

a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F).

c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (informasi yang mungkin dibutuhkan untuk di masa yang akan datang)
✔ Data transformation

a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.

b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
c) Classifying data group-group tertentu :

– Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).
– Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending).
– Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan).
– Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).
✔ Information Output

a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor/cetakan.

b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.

c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

8. SIKLUS INFORMASI

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi/dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu,
Dari keputusan/tindakan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle) /siklus pengolahan data (data processing cycles)